ตำแหน่งของพนักงานเก็บถาวรเรียกว่าเอกสารสำคัญ งานหลักของผู้เชี่ยวชาญในสาขานี้คือการจัดระเบียบผลงานของไฟล์เก็บถาวรและการหมุนเวียนของเอกสารในนั้น ผู้เชี่ยวชาญดังกล่าวมีความจำเป็นทุกที่ที่มีการหมุนเวียนเอกสารทางการจำนวนมากโดยเฉพาะในองค์กรที่เกี่ยวข้องกับการประกันภัยการเงินและโดยเฉพาะอย่างยิ่งในรัฐวิสาหกิจ เอกสารหลักที่พนักงานใหม่ควรอ้างถึงคือรายละเอียดงานของผู้เก็บเอกสารสำคัญ
บทบัญญัติทั่วไป
เฉพาะหัวหน้าองค์กรเท่านั้นที่สามารถยอมรับหรือยกเลิกการเก็บเอกสารสำคัญได้ ยิ่งไปกว่านั้นประการแรกเขาควรอ้างถึงกฎหมายในปัจจุบันของประเทศ คำแนะนำควรระบุบุคคลที่เป็นหัวหน้าโดยตรงของผู้เชี่ยวชาญที่ดำรงตำแหน่งนี้
ในการทำงานเป็นผู้เก็บเอกสารสำคัญบุคคลจะต้องได้รับการศึกษาระดับมืออาชีพเบื้องต้นและจากนั้นเขาสามารถได้รับการยอมรับในตำแหน่งที่ไม่มีประสบการณ์ในสาขานี้ มีตัวเลือกที่บุคคลที่มีการศึกษาระดับมัธยมศึกษาหรือทั่วไปจะได้งาน แต่จากนั้นเขาควรได้รับการฝึกอบรมพิเศษในทิศทางนี้ ประสบการณ์การทำงานสำหรับตำแหน่งนี้เป็นตัวเลือก
สิ่งที่ควรรู้
คำบรรยายลักษณะงานของผู้เก็บเอกสารสำคัญขององค์กรชี้ให้เห็นว่าพนักงานต้องมีความรู้บางอย่าง: เขามีหน้าที่ต้องศึกษากฎระเบียบคำแนะนำและรายการเอกสารทางกฎหมายทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินธุรกิจในที่เก็บถาวรในองค์กรนี้ นอกจากนี้เขาต้องรู้วิธีการจัดเก็บใช้เอกสารและยังเป็นไปตามมาตรฐานที่จะยอมรับและส่งมอบพวกเขา ความรู้ของเขาควรรวมถึงระบบสถานะเดียวของงานสำนักงาน นอกจากนี้เขาต้องเข้าใจวิธีรวบรวมคำอธิบายของเอกสารที่เก็บซึ่งพวกเขาจะต้องเก็บถาวรและเพียงชั่วคราวและยังวาดการกระทำของพวกเขาเกี่ยวกับการทำลาย
คำอธิบายลักษณะงานของผู้ช่วยผู้เก็บเอกสารสำคัญหมายความว่าเขาต้องรู้ว่าสิ่งต่าง ๆ จะทำอย่างไรตามกฎที่เตรียมไว้สำหรับการใช้งานและความปลอดภัยในอนาคตวิธีการเก็บบันทึกและการจัดทำงบที่องค์กร บุคคลนี้ต้องเข้าใจโครงสร้างของ บริษัท ที่เขาทำงานรวมถึงกฎสำหรับการใช้อุปกรณ์และวิธีการทางเทคนิคทั้งหมดที่จำเป็นในการทำงานในที่เก็บถาวร นอกจากนี้เขายังจำเป็นต้องรู้กฎและกฎหมายภายในทั้งหมดขององค์กรรวมถึงการคุ้มครองแรงงานความปลอดภัยจากอัคคีภัยกิจวัตรประจำวันเป็นต้น
หน้าที่
คำบรรยายลักษณะงานของผู้เก็บเอกสารสำคัญของสถาบันงบประมาณหมายความว่าเขาต้องปฏิบัติหน้าที่บางอย่าง: ดำเนินการงานที่เกี่ยวข้องกับการเก็บถาวรรักษาเอกสารที่เก็บถาวรลงทะเบียนเอกสารที่ได้รับการพัฒนาระบบการตั้งชื่อและการตรวจสอบความถูกต้องของการลงทะเบียน หากมีความต้องการเช่นนั้นเขาจะเข้ารหัสหน่วยจัดเก็บข้อมูลจัดวางกรณีและวางไว้ในรีจิสทรี
คำบรรยายลักษณะงานของผู้เก็บเอกสารสำคัญของสถาบันการแพทย์แนะนำว่าเขาควรเตรียมคำอธิบายโดยย่อเกี่ยวกับเอกสารที่เก็บไว้การแจกจ่ายไปยังหน่วยชั่วคราวและไม่ จำกัด เขาจะต้องเก็บบันทึกและทำลายเอกสารในเวลาที่เหมาะสมอายุการเก็บรักษาที่หมดอายุแล้วและยังพัฒนาระบบที่จะสามารถค้นหาเอกสารที่ต้องการได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย
ฟังก์ชั่นอื่น ๆ
นอกจากนี้ความรับผิดชอบในงานของเขาต้องการการปรากฏตัวในระหว่างการตรวจสอบความพร้อมของเอกสารสำหรับวิทยาศาสตร์และไม่เพียง เขาต้องทำให้แน่ใจว่าเอกสารยังคงไม่บุบสลายและหากจำเป็นให้ดำเนินการฟื้นฟูกับพวกเขา ผู้เชี่ยวชาญนี้ยังรับประกันว่าสถานที่เก็บถาวรมีเงื่อนไขที่จำเป็นทั้งหมดสำหรับการจัดเก็บเอกสารตามปกติ
ผู้เก็บเอกสารสำคัญจะต้องตรวจสอบการปฏิบัติตามกฎการป้องกันอัคคีภัยเช่นเดียวกับการใช้วิธีการทางเทคนิคที่ทันสมัยในการทำงานกับเอกสาร ตามคำร้องขอของพนักงานและผู้มาเยือนขององค์กรเขาจำเป็นต้องออกสำเนาหรือเอกสารต้นฉบับของเอกสารสำคัญจัดทำเอกสารอ้างอิงโดยใช้ข้อมูลที่มีอยู่ในที่เก็บถาวรและจัดทำรายงานเกี่ยวกับงานของเขา
สิทธิมนุษยชน
คำบรรยายลักษณะงานของผู้เก็บเอกสารสำคัญทางการแพทย์แสดงให้เห็นว่าเขามีสิทธิ์บางอย่าง เขาสามารถขอและรับเอกสารที่เกี่ยวข้องกับงานของเขา หากจำเป็นเขาสามารถร่วมมือกับผู้เชี่ยวชาญจากแผนกอื่น ๆ ขององค์กรหรือจากองค์กรอื่น ๆ หากสิ่งนี้ช่วยเขาในการแก้ปัญหาที่มีความสามารถของเขา หากมีความต้องการเช่นนั้นเขาสามารถเป็นตัวแทนผลประโยชน์ของ บริษัท ของเขาในองค์กรอื่น ๆ ในประเด็นใด ๆ ที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับงานของหน่วยเก็บถาวร
มีความรับผิดชอบ
คำบรรยายลักษณะงานของนักเก็บเอกสารถือว่าเขามีหน้าที่รับผิดชอบต่อความล้มเหลวในการปฏิบัติหน้าที่และงานที่มีคุณภาพต่ำของเขาเพื่อให้ข้อมูลที่เป็นเท็จหรือผิดเพี้ยนเกี่ยวกับงานที่ทำเพื่อปฏิเสธการปฏิบัติตามคำสั่งของเจ้าหน้าที่
นอกจากนี้เขาต้องรับผิดชอบต่อสถานการณ์ที่มีการระบุการละเมิดการละเมิดความปลอดภัยหรือการกระทำอื่น ๆ ที่คุกคามการดำเนินงานปกติขององค์กรและพนักงานไม่ได้แจ้งให้ทราบและไม่ได้ใช้มาตรการใด ๆ เพื่อขจัดปัญหา ผู้เก็บเอกสารสำคัญมีหน้าที่รับผิดชอบในการละเมิดมาตรฐานแรงงาน
สภาพการทำงาน
คำบรรยายลักษณะงานของผู้เก็บเอกสารสำคัญแสดงให้เห็นว่าการจัดการขององค์กรควรกำหนดชั่วโมงการทำงานตามกฎหมายแรงงาน ในกรณีที่มีความต้องการการผลิต บริษัท ต้องจัดเตรียมสถานที่ทำงานโดยคำนึงถึงบรรทัดฐานและมาตรฐานทั้งหมดรวมถึงทุกอย่างที่จำเป็นสำหรับการดำเนินการเดินทางธุรกิจรวมถึงคนในท้องถิ่น นอกจากนี้เขายังมีสิทธิ์ในการเซ็นเอกสารภายในความสามารถของเขา
ข้อสรุป
เอกสารหลักที่ผู้เชี่ยวชาญยอมรับสำหรับตำแหน่งนี้ควรขึ้นอยู่กับรายละเอียดงานของผู้เก็บเอกสารสำคัญ โดยไม่คำนึงถึงองค์กรที่ทำงานในนั้นสิทธิหน้าที่ความรับผิดชอบหน้าที่และความรู้ที่เกิดขึ้นจริงและอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับความต้องการขององค์กรนั้น ๆ และงานที่ทีมผู้บริหารมอบหมายให้กับพนักงาน
งานดังกล่าวต้องใช้ความใส่ใจความอุตสาหะความรู้เกี่ยวกับกฎความปลอดภัยสำหรับเอกสารสำคัญความรู้ในการประเมินคุณค่าของเอกสารบางอย่างรวมถึงความสามารถในการจัดระเบียบค้นหาและเข้ารหัสเอกสารอย่างรวดเร็ว อีกปัจจัยที่สำคัญคือการทำงานกับคนเพราะอาชีพของนักเก็บเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการออกและรับเอกสารต่าง ๆ การตรวจสอบความถูกต้องของการรวบรวมและความถูกต้อง มีเพียงคนที่ใส่ใจพร้อมที่จะทำงานกับข้อมูลจำนวนมากและเป็นตัวแทนผลประโยชน์ของ บริษัท ในองค์กรอื่น ๆ จะสามารถปฏิบัติหน้าที่แรงงานได้อย่างถูกต้องและเชื่อถือได้ในตำแหน่งนี้
