การไหลของเอกสารเป็นองค์ประกอบที่สำคัญของกิจกรรมและองค์ประกอบที่ขาดไม่ได้ในการจัดการของสถาบันองค์กรองค์กร เอกสารทางธุรกิจจะต้องประกอบอย่างถูกต้องจัดเก็บอย่างเป็นระบบและย้ายอย่างเหมาะสม เมื่อมีการพัฒนาทางเศรษฐกิจกระแสข้อมูลและจำนวนเอกสารในทุกกิจกรรมของมนุษย์ก็เพิ่มขึ้น ดังนั้นทุกวันนี้ความต้องการอาชีพที่ค่อนข้างใหม่กำลังเติบโตขึ้น - ผู้จัดการเอกสาร
ใครคือผู้จัดการเอกสาร
ผู้เชี่ยวชาญด้านเอกสารเป็นผู้เชี่ยวชาญที่มีส่วนร่วมในการลงทะเบียนและการบัญชีเอกสาร อาชีพที่เกี่ยวข้อง ได้แก่ เลขานุการนักเก็บเอกสารเสมียน
เอกสารการบริหารของฝ่ายบริหารควรถูกจัดทำขึ้นอย่างถูกต้องตามมาตรฐานและนำมาซึ่งความสนใจของพนักงานและแม่นยำสำหรับคำสั่งที่ต้องการ เอกสารมีแนวโน้มที่จะล้าสมัยออกไปจากการไหลเวียน ในกรณีนี้พวกเขาจะต้องจัดเรียงตามกฎหมายการกระทำในการเก็บบันทึกและวางไว้ในที่เก็บ ทั้งหมดนี้ทำโดยผู้จัดการเอกสาร
ความรับผิดชอบงานของผู้เชี่ยวชาญด้านเอกสารอาจดูน่าเบื่อ แต่นี่เป็นเพียงแวบแรก ผ่านมือของผู้จัดการเอกสารโดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าเขารับผิดชอบ แต่เพียงผู้เดียวในการจัดการเอกสารในองค์กรข้อมูลทั้งหมดไหลผ่านเขาสามารถติดตามการทำงานของทุกแผนกและเข้าใจกลไกของกิจกรรมและการพัฒนาของ บริษัท
ในองค์กรขนาดใหญ่ความรับผิดชอบของผู้เชี่ยวชาญในการทำงานกับเอกสารมักจะแบ่งออกเป็น: การออกแบบการลงทะเบียนเข้าสู่ฐานข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์การควบคุมการปฏิบัติงานการจัดเก็บข้อมูลจะดำเนินการโดยคนต่าง ๆ และแม้แต่แผนกทั้งหมด
สิ่งที่ผู้จัดการเอกสารต้องรู้
เพื่อให้สามารถจัดทำเอกสารที่มีการนำเสนอข้อมูลอย่างกระชับชัดเจนและชัดเจนผู้เชี่ยวชาญจะต้องทราบวัตถุประสงค์และรูปแบบของการรวบรวมเอกสารทุกประเภท เพื่อให้ทราบว่าเอกสารที่มีผลผูกพันทางกฎหมายนั้นมีลักษณะเป็นอย่างไรนั้นจะต้องเป็นเจ้าของพื้นฐานของกฎหมาย
ตั้งแต่วันนี้เอกสารส่วนใหญ่จะถูกเก็บไว้ในสื่ออิเล็กทรอนิกส์และจำเป็นต้องมีการแลกเปลี่ยนข้อมูลคอมพิวเตอร์ผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการเอกสารจึงต้องเข้าใจซอฟต์แวร์ เขาจะต้องสร้างฐานข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์และสามารถสื่อสารกับบุคลากรที่ให้บริการระบบอัตโนมัติสำหรับการสร้างจัดเก็บและส่งเอกสาร
ในการจัดเก็บเอกสารในที่เก็บถาวรผู้เชี่ยวชาญต้องรู้กฎและข้อกำหนดเฉพาะ วัตถุประสงค์ของเอกสารและการรักษาความลับข้อกำหนดเงื่อนไขการจัดเก็บ - ตามเกณฑ์เหล่านี้คุณต้องเรียงลำดับเอกสารในที่เก็บถาวรแล้วสร้างระบบค้นหาที่มีประสิทธิภาพ
เอกสารความรับผิดชอบ
ความรับผิดชอบงานของผู้จัดการเอกสารในสถาบันรวมถึง
- การรวบรวมการบัญชีการจัดเก็บและการควบคุมเอกสาร
- จัดระบบเวิร์กโฟลว์และสร้างความมั่นใจในการเคลื่อนย้ายเอกสาร
- องค์กรของการไหลของเอกสารที่ดีที่สุดภายในองค์กร;
- องค์กรจัดเก็บและการพัฒนาตัวแยกประเภทเอกสาร
- การเรียงลำดับการตรวจสอบมูลค่าและถ่ายโอนไปยังที่เก็บเอกสารที่มีความถูกต้องหมดอายุ
- การทำให้เพรียวลมของเอกสารขาเข้า;
- การพัฒนารูปแบบมาตรฐานและเอกสาร
- การสร้างฐานเอกสารด้วยการสร้างหมายเลขลงทะเบียนและดัชนีและที่อยู่จัดเก็บข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์
- การเตรียมวัสดุที่จำเป็นสำหรับการประชุมการเจรจาและการประชุม
ผู้จัดการเอกสารชั้นนำทำหน้าที่อย่างเป็นทางการในความเป็นจริงเหมือนกัน แต่มีส่วนแบ่งความรับผิดชอบที่มากขึ้นพร้อมมอบงานให้กับพนักงานระดับล่าง
หน้าที่รับผิดชอบของผู้จัดการเอกสารในสถาบันการศึกษา
ผู้จัดการเอกสารที่สถาบันการศึกษาควรรู้กฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซียว่าด้วยการศึกษา เนื่องจากโรงเรียนอนุบาลและโรงเรียนมีพนักงาน จำกัด ผู้จัดการเอกสารรวมหน้าที่ของเลขานุการเสมียนและพนักงานทำงานตามแนวทางที่แนะนำสำหรับการทำงานกับเอกสารในสถาบันการศึกษา (จดหมายของกระทรวงศึกษาธิการของรัสเซีย 02.12.2000 ฉบับที่ 03-51 / 64)
หน้าที่ของผู้จัดการเอกสารในโรงเรียนอนุบาลรวมถึงการจัดทำสัญญาการจ้างงานกับพนักงานและการดำเนินการกับไฟล์ส่วนบุคคลและการเก็บรักษาหนังสือเด็ก นอกจากนี้เขายังทำงานกับโต๊ะลงทะเบียนทางทหารและเก็บรักษาเอกสารที่เหมาะสมหากมีพนักงานที่รับผิดชอบทางทหารในสถาบัน
ผู้จัดการเอกสารเติมเต็มหน้าที่อย่างเป็นทางการที่โรงเรียนโดยการจัดทำร่างเอกสารการบริหารเกี่ยวกับการเคลื่อนไหวของภาระผูกพันและการกรอกไฟล์ส่วนบุคคลเก็บหนังสือตัวอักษรของนักเรียนและคำนึงถึงชั่วโมงการทำงานของโรงเรียนของพนักงานโรงเรียนการประมวลผลและการประมวลผล
สถาบันอุดมศึกษาไม่เพียง แต่จัดกิจกรรมทางการศึกษาเท่านั้น แต่ยังรวมถึงสถาบันวิทยาศาสตร์ด้วย
หน้าที่ของผู้จัดการเอกสารในมหาวิทยาลัยทำให้ผู้เชี่ยวชาญอย่างน้อยโดยทั่วไปเข้าใจถึงรายละเอียดของคณาจารย์ที่เฉพาะเจาะจงเพราะเขาต้องเตรียมเอกสารสำหรับการประชุมและการประชุมและเก็บนาทีและการสนทนาทางโทรศัพท์ในนามของคณบดี
คุณสมบัติส่วนบุคคลของผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการเอกสาร
ความใส่ใจคือคุณภาพที่สำคัญที่สุดของผู้เชี่ยวชาญในการทำงานกับเอกสาร ความถูกต้องอย่างละเอียดและความรับผิดชอบเสริมรายการคุณสมบัติส่วนบุคคลที่จำเป็นสำหรับการทำงานกับเอกสารทางธุรกิจ ข้อผิดพลาดในข้อมูลการละเมิดกฎหมายการสูญเสียเอกสารอาจทำให้ บริษัท ต้องเสียค่าใช้จ่ายจำนวนมากเมื่อทำสัญญาหรือการตรวจสอบบุคลากร
ปริมาณข้อมูลที่ผู้จัดการเอกสารทำงานด้วยต้องการหน่วยความจำที่ดี
ในการทำงานในสาขาใด ๆ เขาต้องการความเพียรและรู้หนังสือเมื่อทำงานกับเอกสารและในด้านการบริหารงานบุคคล - และความสามารถขององค์กรและความคิดสร้างสรรค์และทักษะการสื่อสาร
การกำหนดเป้าหมายที่ถูกต้องและการทำงานกับโครงสร้างของ บริษัท ซึ่งเรียกว่าคุณสมบัติผู้ประกอบการมีความจำเป็นสำหรับผู้จัดการเอกสารเพื่อจัดระเบียบเวิร์กโฟลว์และตัวจําแนกที่เหมาะสมที่สุด
บ่อยครั้งที่ บริษัท เล็ก ๆ ผู้จัดการเอกสารทำงานคนเดียว การจัดระเบียบตนเองวินัยและการควบคุมตนเองช่วยจัดระเบียบงานที่มีประสิทธิภาพ
ข้อกำหนดในการจัดทำเอกสาร
กรอบการกำกับดูแลที่มั่นคงสำหรับการจัดการเอกสารต้องมีการฝึกอบรม ดังนั้นเมื่อจ้างงานจะต้องมีประกาศนียบัตรของสถาบันการศึกษาระดับสูงหรือสถาบันการศึกษาพิเศษระดับรองในรายการพิเศษ "เอกสาร", "เอกสารสนับสนุนขององค์กร" เป็นสิ่งจำเป็น นอกจากนี้ยังมีความเชี่ยวชาญพิเศษที่เกี่ยวข้อง:“ การสนับสนุนเอกสารในนิติศาสตร์” หรือ“ การสนับสนุนข้อมูลขององค์กร”
เอกสารทางกฎหมายและข้อบังคับการบริหารกฎเกณฑ์และแนวทางของหน่วยงานระดับสูงที่เกี่ยวข้องกับเวิร์กโฟลว์เป็นข้อกำหนดทั่วไปสำหรับเอกสารที่ผู้จัดการเอกสารควรรู้ ความรับผิดชอบในงานต้องการความรู้หรืออย่างน้อยก็พื้นฐานเกี่ยวกับวิธีการวิเคราะห์วิจัยออกแบบการติดตั้งและพัฒนาระบบเอกสารในการออกแบบและการดำเนินงานของระบบควบคุมอัตโนมัติ องค์กรของการเก็บถาวรและการเขียนโปรแกรมพื้นฐาน
ข้อดีและข้อเสียของอาชีพผู้จัดการเอกสาร
อาชีพของผู้จัดการเอกสารเป็นสากล อนุปริญญาและความรู้ในสาขาพิเศษช่วยให้ผู้สำเร็จการศึกษาสามารถทำงานในองค์กรใด ๆ ได้ นี่คือข้อได้เปรียบหลักของอาชีพ
ข้อได้เปรียบประการที่สองถือได้ว่าเป็นโอกาสในการทำงานในฐานะผู้ดูแลระบบพนักงานเก็บเอกสารเสมียนผู้ช่วยเลขานุการผู้จัดการสำนักงานผู้ช่วยผู้จัดการและไม่ใช่แค่ผู้จัดการเอกสาร
ข้อดีประการที่สามคือแม้จะมีงานประจำที่ดูเหมือนว่าผู้จัดการเอกสารเป็นศูนย์กลางของการไหลของข้อมูลในองค์กรและเป็นเจ้าของความลับเกือบทั้งหมด บางครั้งนอกจากผู้บริหารระดับสูงเขาเป็นเจ้าของความลับเหล่านี้เท่านั้น
ประสบการณ์การทำงานและจิตวิญญาณผู้ประกอบการอนุญาตให้ผู้จัดการเอกสารจัดระเบียบธุรกิจของตัวเองสำหรับการให้บริการข้อมูลหากต้องการ
ข้อดีของการประกอบอาชีพรวมถึงการทำงานในสำนักงานในสภาพที่ดีโดยไม่คำนึงถึงรายละเอียดขององค์กรและกำหนดการทำงานที่เข้มงวด
ข้อเสียของวิชาชีพสารคดีคือความสม่ำเสมอและที่สำคัญที่สุดคือความรับผิดชอบที่ดี
ผู้จัดการเอกสารสามารถทำงานได้ที่ไหน?
เนื่องจากผู้จัดการเอกสารที่ได้รับการศึกษาในโปรไฟล์สามารถทำงานกับเอกสารทุกประเภท (การบัญชีบุคลากรวิทยาศาสตร์และเทคนิค) พวกเขาจึงเป็นที่ต้องการในองค์กรต่าง ๆ:
- ในหน่วยงานทั้งในระดับท้องถิ่นและระดับรัฐ
- ในหน่วยงานการจัดการแผนก
- ในการให้บริการด้านเอกสารและสารคดีของวิศวกรรมและการออกแบบสถาบันการวิจัยด้านการดูแลสุขภาพเอกสารสำคัญห้องสมุดและพิพิธภัณฑ์โครงสร้างการบังคับใช้กฎหมาย
- ในการบริการการบริหารและแผนกของโครงสร้างเชิงพาณิชย์: เอกสารการจัดการสำนักงานการบริหารงานบุคคล
- ในธุรกิจการพัฒนาระบบสารสนเทศการให้คำปรึกษาด้านเอกสารการตรวจสอบความปลอดภัยของข้อมูล
การเติบโตในอาชีพของผู้จัดการเอกสารขึ้นอยู่กับสถานที่ทำงาน ในโครงสร้างขนาดใหญ่เขาสามารถลุกขึ้นไปยังผู้จัดการกิจการในขนาดเล็ก - ถึงผู้ช่วยผู้จัดการ จุดสุดยอดของอาชีพการจัดการเอกสารถือได้ว่าเป็นการเตรียมเอกสารสำหรับรัฐบาลและประธานาธิบดีแห่งสหพันธรัฐรัสเซีย
