ก่อนผู้จัดการแต่ละคนหรือผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลไม่ช้าก็เร็วคำถามของการเติมตำแหน่งว่างลงจะกลายเป็น การเลือกผู้เชี่ยวชาญที่ดีไม่ใช่เรื่องง่าย เพื่อจุดประสงค์นี้ผู้จัดการมักจะสร้างโปรไฟล์งานที่ช่วยคุณสำรวจข้อกำหนดสำหรับผู้สมัคร
ความหมายของแนวคิด
โปรไฟล์งานเป็นชุดของความสามารถระดับมืออาชีพและส่วนบุคคลที่ผู้สมัครต้องปฏิบัติตาม ในขณะนี้ยังไม่มีคำอธิบายอย่างเป็นทางการเกี่ยวกับคุณลักษณะที่ตัวแทนของวิชาชีพเฉพาะควรมีดังนั้นผู้จัดการจึงวาดเอกสารเหล่านี้อย่างอิสระ
เราสามารถพูดได้ว่ารูปแบบของตำแหน่งเป็นมาตรฐานตามที่พนักงานต้องปฏิบัติหน้าที่ของเขา คำอธิบายควรมีรายละเอียดและที่สำคัญที่สุด - เหมือนจริง เอกสารควรแสดงรายการหลักต่อไปนี้:
- สถานที่และความสำคัญของตำแหน่งในโครงสร้างองค์กรขององค์กรนั้น ๆ
- หน้าที่ความรับผิดชอบที่ต้องปฏิบัติโดยพนักงานที่ได้รับการยอมรับในตำแหน่งนี้
- โปรไฟล์ที่แสดงความสามารถหลักที่ผู้สมัครควรมี
- คุณสมบัติส่วนบุคคลที่จำเป็นสำหรับการปฏิบัติหน้าที่
- รายการข้อกำหนดขั้นต่ำที่องค์กรนำเสนอต่อพนักงาน
ดังนั้นเราสามารถพูดได้ว่าโปรไฟล์งานเป็นชุดของคุณลักษณะที่พนักงานต้องปฏิบัติตาม นี่เป็นมาตรฐานเฉพาะที่อธิบายถึงความรับผิดชอบรวมถึงคุณสมบัติและพารามิเตอร์ส่วนบุคคลของผู้สมัคร
เหตุใดฉันจึงต้องการโปรไฟล์งาน
ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลเผชิญกับปัญหาการปิดตำแหน่งที่ว่างอยู่เป็นประจำ ไม่ต้องวาดโปรไฟล์ที่ละเอียดถี่ถ้วนของตำแหน่งคุณไม่ควรดำเนินการคัดเลือกพนักงานโดยตรง เอกสารนี้เป็นคำใบ้ที่ใช้ในกรณีต่อไปนี้:
- การคัดเลือกผู้สมัครเพื่อบรรจุตำแหน่งว่าง;
- สำหรับการรับรองของพนักงานที่ทำงานอยู่แล้วเพื่อที่จะเปิดเผยระดับของการปฏิบัติตามตำแหน่งที่จัดขึ้น (นี้ยังใช้กับพนักงานที่ผ่านช่วงเวลาทดลอง)
- เพื่อจัดทำแผนสำหรับการฝึกอบรมพนักงานและการฝึกอบรมขั้นสูง
- หากคุณต้องการสร้างบุคลากรสำรองสำหรับอนาคต
- เพื่อวางแผนการเติบโตของอาชีพและการส่งเสริมพนักงานให้ดำรงตำแหน่งระดับสูงในองค์กร
บ่อยครั้งที่โปรไฟล์งานของผู้สมัครสำหรับโพสต์สับสนกับรายละเอียดงาน ความแตกต่างพื้นฐานระหว่างเอกสารทั้งสองฉบับคือเอกสารฉบับที่สองรวบรวมจากข้อกำหนดทางกฎหมาย คำบรรยายลักษณะงานเป็นเอกสารทั่วไปที่จัดทำขึ้นเพื่อประกอบอาชีพโดยรวมและไม่ใช่สำหรับพนักงานเฉพาะขององค์กรหนึ่ง ๆ กำหนดความรับผิดชอบหลักและสภาพการทำงาน โปรไฟล์งานเป็นเอกสารของลักษณะเฉพาะที่ไม่มีข้อกำหนดที่ชัดเจนสำหรับเนื้อหาและโครงสร้าง ผู้จัดการฝ่ายบุคคล (หรือพนักงานคนอื่น ๆ) รวบรวมจากประสบการณ์ของตนเองหรือการปฏิบัติทั่วไปขององค์กร
ความสามารถระดับมืออาชีพ
แต่ละตำแหน่งต้องการพนักงานที่มีความสามารถที่แน่นอน นี่คือคุณสมบัติที่จำเป็นสำหรับการทำงานของงานบางอย่าง ดังนั้นโปรไฟล์ความสามารถของโพสต์จึงรวมรายการต่อไปนี้:
- การคิดเชิงกลยุทธ์ (หมายถึงความสามารถในการวางแผนระยะยาวโดยคำนึงถึงความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นและทางเลือกอื่น)
- มีอิทธิพลต่อผู้อื่น (ความสามารถในการปกป้องมุมมองของคน ๆ หนึ่งรวมทั้งโน้มน้าวผู้อื่นให้ถูกต้อง)
- ทักษะการแก้ปัญหา (ความสามารถในการตอบสนองอย่างเพียงพอต่อสถานการณ์และปัญหาที่ไม่ได้มาตรฐานอย่างเพียงพอรวมทั้งหาวิธีการต่างๆได้อย่างรวดเร็ว)
- การค้นหาข้อมูล (การเลือกและการกรองข้อมูลความสามารถในการค้นหาและใช้แหล่งข้อมูลที่เกี่ยวข้อง)
- ความสามารถในการทำงานกับลูกค้าและคู่สัญญา (โดยคำนึงถึงผลประโยชน์ของบัญชีการทำความเข้าใจจิตวิทยาการสนองความต้องการและความต้องการ)
- ความยืดหยุ่น (การตอบสนองอย่างรวดเร็วและการตัดสินใจให้สอดคล้องกับสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลง);
- มุ่งเน้นไปที่คุณภาพ (ความรู้และการปฏิบัติตามข้อกำหนดและมาตรฐานทั้งหมดรวมถึงความต้องการในการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง)
ขึ้นอยู่กับตำแหน่งในคำถามรายการความสามารถสามารถขยายหรือ จำกัด โปรไฟล์มืออาชีพของตำแหน่งไม่เพียง แต่มีความต้องการเท่านั้น แต่ยังรวมถึงระดับความรุนแรง (พื้นฐาน, สูง, สูงสุด) ตัวบ่งชี้นี้สามารถกำหนดได้โดยการสัมภาษณ์หรือผ่านการทดสอบทางจิตวิทยาพิเศษ
มันเป็นวิธีการรวบรวม
การวาดโปรไฟล์ของโพสต์นั้นเป็นกระบวนการที่ค่อนข้างลำบาก มีความจำเป็นเนื่องจากเอกสารนี้อนุญาตให้คุณกำหนดพารามิเตอร์ที่พนักงานมีค่าควรมี การกำหนดโปรไฟล์อย่างถูกต้องบุคลากรฝ่ายทรัพยากรบุคคลจะช่วยอำนวยความสะดวกในกระบวนการค้นหาและคัดเลือกพนักงานใหม่อย่างมาก เมื่อรวบรวมเอกสารมีค่าต่อการแนะนำและกฎจำนวน:
- ชื่อของโพสต์ควรมีความกระชับและสะท้อนให้เห็นถึงความสำคัญ เป็นมูลค่าการเขียนคำอธิบายสั้น ๆ ที่จะมีรายการของความรับผิดชอบหลักของพนักงาน มันสามารถนำเสนอเป็นรายการของงาน นี่จะเป็นพื้นฐานของโปรไฟล์ของโพสต์
- รายการข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับตำแหน่งไม่ควรรวมถึงเพียงลำดับของงาน แต่ยังรวมถึงขนาดของเงินเดือนซึ่งจะเป็นหนึ่งในประเด็นสำคัญในการสัมภาษณ์ นอกจากนี้ยังเป็นการอธิบายลำดับชั้นของการอยู่ใต้บังคับบัญชารวมถึงรายการโดยประมาณของบุคคลที่พนักงานใหม่จะต้องโต้ตอบ
- ในการปฏิบัติหน้าที่งานต้องมีชุดความสามารถเฉพาะ รายการนี้ไม่ควรกว้างขวางเกินไป (ไม่เกิน 10 คะแนน) มันสามารถรวบรวมบนพื้นฐานของประสบการณ์ส่วนตัวการวิจัยเชิงทฤษฎีการสังเกตของพนักงานเช่นเดียวกับการสำรวจทางสังคมวิทยา คุณสามารถแบ่งความสามารถออกเป็นหลายกลุ่ม (ตัวอย่างเช่นเฉพาะและองค์กร)
โปรไฟล์ควรมีความกระชับและรัดกุม สิ่งนี้จะช่วยให้คุณได้รับข้อมูลที่ครอบคลุมโดยไม่ต้องเสียเวลาประมวลผลมากเกินไป
ขั้นตอนหลักของการสร้าง
การพัฒนาโปรไฟล์งานประกอบด้วยขั้นตอนต่อเนื่องหลายขั้นตอน:
- ในขั้นตอนแรกของการเตรียมเอกสารควรมีการศึกษารายละเอียดของงานอย่างละเอียดรวมถึงข้อมูลทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลเฉพาะขององค์กร คุณสามารถทำการสัมภาษณ์พนักงานหรือแบบสำรวจทางสังคมวิทยาโดยใช้แบบฟอร์มมาตรฐาน
- ถัดไปจะกำหนดกลุ่มบุคคลที่จะมีส่วนร่วมในงานโดยตรง บ่อยครั้งที่ผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลจัดการกับปัญหานี้ อย่างไรก็ตามสิ่งสำคัญคือต้องมีส่วนร่วมกับผู้จัดการของบริการอื่น ๆ ที่มีการรวบรวมโปรไฟล์ งานสามารถดำเนินการร่วมกันหรือแยกกันด้วยการรวมผลลัพธ์ที่ตามมาลงในเอกสารการทำงานสุดท้าย
- ขั้นตอนที่สามเกี่ยวข้องกับการศึกษาโครงสร้างองค์กรขององค์กรเพื่อกำหนดตำแหน่งของตำแหน่งในนั้น ควรระบุผู้ใต้บังคับบัญชารวมถึงผู้บังคับบัญชาทันทีซึ่งพนักงานใหม่จะจัดทำรายงาน
- ต่อไปนี้เป็นคำอธิบายโดยละเอียดของหน้าที่ความรับผิดชอบที่สอดคล้องกับตำแหน่งเฉพาะ พื้นฐานไม่เพียง แต่เป็นการกระทำทางกฎหมาย แต่ยังรวมถึงประสบการณ์ส่วนตัวในองค์กรหนึ่ง ๆ
- ในขั้นตอนที่ห้าผู้จัดการฝ่ายบุคคล (หรือผู้เชี่ยวชาญอื่นที่มีส่วนร่วมในการจัดทำโปรไฟล์) จะต้องกำหนดรายการความรู้และทักษะที่จะต้องปฏิบัติหน้าที่ในการปฏิบัติงาน มันเป็นเรื่องของความสามารถระดับมืออาชีพ
- มีความสามารถที่กำหนดไว้เป็นสิ่งสำคัญในการกระจายพวกเขาตามระดับความสำคัญเช่นเดียวกับระดับที่ผู้เชี่ยวชาญควรมี สิ่งนี้จะช่วยให้กระบวนการคัดเลือกง่ายขึ้น
- จากนั้นผู้เข้าร่วมในคณะทำงานจะต้องกำหนดลักษณะส่วนบุคคลที่ผู้สมัครจะต้องกรอกในตำแหน่งที่ว่าง บางครั้งลักษณะของตัวละครมีความสำคัญยิ่งกว่าความสามารถระดับมืออาชีพเพราะสิ่งเหล่านี้สามารถพัฒนาได้และอดีตอาจกลายเป็นอุปสรรคสำคัญต่อกระบวนการทำงาน
- ในขั้นตอนที่แปดมีความจำเป็นต้องกำหนดข้อกำหนดทั่วไปสำหรับพนักงาน โดยปกติแล้วจะเป็นเพศอายุระดับการศึกษาหรือประสบการณ์การทำงานเป็นต้น เป็นที่น่าสังเกตว่าสัญญาณสองสัญญาณแรกนั้นไม่เหมาะสมที่จะใช้เพราะกฎหมายสามารถตีความได้ว่าเป็นการเลือกปฏิบัติ
- ขั้นตอนสุดท้ายเกี่ยวข้องกับข้อกำหนดของเกณฑ์ที่กำหนดประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน สามารถใช้งานได้ในช่วงทดลองหรือเพื่อประเมินคุณภาพแรงงานเป็นระยะ
เป็นที่น่าสังเกตว่าอัลกอริทึมนี้ไม่ได้บังคับสำหรับการปฏิบัติตามในทุกองค์กร ขึ้นอยู่กับขนาดขององค์กรเช่นเดียวกับโครงสร้างองค์กรที่เฉพาะเจาะจงของบางขั้นตอนอาจจะพลาดและอาจมีการแนะนำเพิ่มเติม
การรวบรวมตัวอย่าง
ในขณะนี้ยังไม่มีรูปแบบรวมที่สอดคล้องกับโปรไฟล์ของข้อกำหนดสำหรับตำแหน่งที่จะรวบรวม และอาชีพต่าง ๆ ในแต่ละองค์กรนั้นอาจมีข้อกำหนดเฉพาะ อย่างไรก็ตามผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลได้พัฒนาวิธีปฏิบัติบางอย่างตามที่รวบรวมงานแล้ว ตัวอย่างอาจมีลักษณะเช่นนี้:
- ตำแหน่งงานตามตารางรับพนักงาน;
- คำอธิบายสั้น ๆ (สิ่งที่พนักงานควรทำ);
- เงื่อนไขสำคัญ (ตารางการทำงานระดับของค่าตอบแทน ฯลฯ);
- ข้อกำหนดนำเสนอต่อผู้สมัครสำหรับตำแหน่ง (ระดับการศึกษาประสบการณ์การทำงานในสาขาเฉพาะทักษะพิเศษบางอย่าง);
- รายการเพิ่มเติมของความรับผิดชอบงาน
- สมรรถนะขององค์กรที่พนักงานที่มีศักยภาพขององค์กรนั้นควรมี;
- การทดสอบทางจิตวิทยาและวิธีการอื่น ๆ ในการประเมินการปฏิบัติตามของพนักงานในตำแหน่งที่เฉพาะเจาะจง
นี่คือเทมเพลตโดยประมาณ ส่วนใหญ่แล้วนี่คือโครงสร้างของโปรไฟล์งาน ตัวอย่างอาจถูกขยายหรือแคบขึ้นอยู่กับโครงสร้างขององค์กร อาจป้อนพารามิเตอร์เพิ่มเติมสำหรับโพสต์ที่เฉพาะเจาะจง
รายละเอียดทรัพยากรบุคคล
ผู้จัดการฝ่ายบุคคลเป็นหนึ่งในตำแหน่งที่มีความรับผิดชอบมากที่สุดในองค์กรเนื่องจากองค์ประกอบเชิงคุณภาพของพนักงานขึ้นอยู่กับพนักงานคนนี้ ดังนั้นความต้องการพิเศษจะทำกับเจ้าหน้าที่บุคลากรซึ่งจะปรากฏในเอกสารดังกล่าวเป็นโปรไฟล์ของตำแหน่ง ตัวอย่างอาจเป็นดังนี้:
- ทักษะการทำงานกับผู้คน (ผู้จัดการฝ่ายบุคคลต้องมีการสื่อสารและแก้ไขข้อพิพาท)
- การมีส่วนร่วมอย่างรวดเร็ว (ผู้เชี่ยวชาญด้าน HR ไม่ควรเฉยเขาควรมีความสนใจในการแก้ไขปัญหาบางอย่าง);
- การริเริ่มในเรื่องที่เกี่ยวข้องกับการปรับปรุงโครงสร้างและคุณภาพของบุคลากร
- การเปิดรับการสื่อสาร (คุณภาพนี้เป็นสิ่งจำเป็นในมุมมองของคุณสมบัติเฉพาะของตำแหน่ง);
- ความกระตือรือร้นในการแก้ปัญหาในปัจจุบัน
- อารมณ์เชิงบวกซึ่งจะถูกส่งไปยังสมาชิกคนอื่น ๆ ของทีม;
- ความสามารถในการดำเนินการสนทนา (เป็นผู้จัดการที่มีบทบาทนำในการสนทนากับพนักงานที่มีศักยภาพและแท้จริง);
- ทักษะความเป็นผู้นำ
- ทักษะการพูดในที่สาธารณะ (สำหรับการนำเสนอรายงานและรายงานต่อผู้บริหารระดับสูงรวมถึงการจัดสัมมนาสำหรับผู้ใต้บังคับบัญชา)
- การคิดที่ไม่ได้มาตรฐานสำหรับการตัดสินใจอย่างสร้างสรรค์ในสถานการณ์ฉุกเฉิน
- ทักษะการพูดการโน้มน้าวใจข้อความ
- ความเร็วในการคิดและความรวดเร็วในการกระทำ
- ความสามารถในการปรับตัวให้เข้ากับสภาพที่เปลี่ยนแปลง (เช่นเดียวกับการช่วยเหลือพนักงานที่ได้รับการว่าจ้างใหม่)
- ขาดความกลัวความเสี่ยง (คุณลักษณะนี้ควรออกเสียงปานกลาง);
- ความเป็นอิสระในการตัดสินใจ
- ความสามารถในการทดสอบและค้นหาแนวทางใหม่ในการจัดการ
- ความรู้สึกของอารมณ์ขันที่ช่วยลบล้างสถานการณ์ที่เครียดและเครียด
โปรไฟล์ของตำแหน่งผู้จัดการที่รับผิดชอบในการคัดเลือกบุคลากรควรถูกวาดขึ้นด้วยความระมัดระวังเป็นพิเศษเพราะตำแหน่งนี้เป็นหนึ่งในกุญแจสำคัญในองค์กรใด ๆ บุคคลที่สมัครงานในตำแหน่งนี้จะต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดอย่างครบถ้วนเพราะอยู่บนไหล่ของเขาว่าความรับผิดชอบในการก่อตัวของบุคลากรจะได้พักผ่อน
ข้อกำหนดของผู้จัดการฝ่ายขาย
บ่อยครั้งที่คุณสามารถพบตำแหน่งว่างในตำแหน่งผู้จัดการฝ่ายขาย แม้จะมีความจริงที่ว่าคนหนุ่มสาวจำนวนมากเริ่มต้นเส้นทางอาชีพของพวกเขาด้วยงานที่คล้ายกัน แต่มีข้อกำหนดที่ค่อนข้างจริงจังสำหรับผู้สมัครในขั้นตอนนี้ โปรไฟล์ทั่วไปของตำแหน่งผู้จัดการฝ่ายขายมีดังนี้:
- ความพร้อมสำหรับการสื่อสารอย่างต่อเนื่องกับผู้คนที่หลากหลาย (ซัพพลายเออร์ลูกค้าลูกค้าและอื่น ๆ);
- ความสามารถในการตัดสินใจอย่างรวดเร็วหลังจากการเจรจากับคู่สัญญา
- ความสามารถในการรักษาอารมณ์ในแง่ดีในการสนทนาเช่นเดียวกับการสร้างบรรยากาศของความไว้วางใจ
- ความคิดสร้างสรรค์ของการคิด (สำคัญในการนำเสนอผลิตภัณฑ์);
- ความสามารถในการจัดระเบียบเวลาของคุณอย่างมีเหตุผล (เนื่องจากงานเกี่ยวข้องกับการประชุมและการเจรจารายวันจำนวนมาก);
- น้ำเสียงทางการทูตในการสื่อสารกับผู้รับเหมาและลูกค้า;
- ความสมดุลทางอารมณ์ความสามารถในการสงบสติอารมณ์ในสถานการณ์ที่ตึงเครียดรวมทั้งหาทางออกจากความขัดแย้งได้อย่างรวดเร็ว
- ความสามารถในการค้นหาภาษากลางที่มีบุคลิกแตกต่างกัน
- ความภักดีต่อผลิตภัณฑ์ที่กำลังขาย
เป็นที่น่าสังเกตว่ามีการให้รายละเอียดตำแหน่งโดยประมาณมาก ตัวอย่างสามารถขยายหรือย่อให้สั้นลงได้ตามความต้องการขององค์กรนั้น ๆ
วิธีการพื้นฐานในการสมัครงาน
การพัฒนาโปรไฟล์งานสามารถทำได้ตามแนวทางหลักสองประการ:
- วิธีการตามสถานการณ์แสดงให้เห็นว่ามีการรวบรวมเอกสารในกรณีฉุกเฉินเมื่อมีความจำเป็นเร่งด่วนที่จะปิดตำแหน่งที่ว่าง เนื่องจากเวลามี จำกัด มากเอกสารจะถูกร่างขึ้นโดยประมาณซึ่งบ่งบอกถึงความต้องการขั้นพื้นฐานที่สุดสำหรับพนักงานที่มีศักยภาพเท่านั้น ในอนาคตชิ้นงานนี้สามารถให้บริการเพื่อสร้างโปรไฟล์แบบเต็ม
- วิธีการเกี่ยวกับระเบียบวิธีแสดงถึงการทำงานอย่างละเอียดซึ่งจะทำให้มีการพัฒนาคุณสมบัติที่ชัดเจนของตำแหน่งความสามารถที่จำเป็นคุณภาพของบุคคลและขอบเขตหน้าที่ความรับผิดชอบที่จะได้รับการพัฒนา มันจะมีข้อมูลที่ครอบคลุมทั้งหมดและดังนั้นจึงจะถือเป็นเอกสารการทำงานในการค้นหาและการคัดเลือกบุคลากร เมื่อองค์กรผ่านการปฏิรูปใด ๆ โปรไฟล์จะได้รับการเปลี่ยนแปลงด้วย
ผลการวิจัย
เป็นที่น่าสังเกตว่าสำหรับการคัดเลือกบุคลากรที่ประสบความสำเร็จเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องมีการกำหนดโปรไฟล์ตำแหน่งที่องค์กร มันค่อนข้างยากที่จะให้ตัวอย่างของเอกสารแบบครบวงจรเนื่องจากปัญหานี้ไม่ได้ควบคุมโดยกฎหมาย แต่ยังคงอยู่ในดุลยพินิจของผู้จัดการองค์กร
โปรไฟล์เป็นหนึ่งในเครื่องมือหลักที่ใช้ในการเลือกผู้สมัครสำหรับตำแหน่งที่ว่างโดยเฉพาะ นอกจากนี้ตามเอกสารนี้การรับรองเป็นระยะของบุคลากรหรือการตรวจสอบตามผลของระยะเวลาการทดลองสามารถดำเนินการได้ ขึ้นอยู่กับผลของการศึกษาสามารถระบุแนวทางในการปรับปรุงระดับวุฒิการศึกษาได้
เมื่อรวบรวมโปรไฟล์สามารถใช้หนึ่งในสองวิธี สถานการณ์เกิดขึ้นเมื่อมีความจำเป็นเร่งด่วนที่จะปิดช่องว่าง ในกรณีนี้รายละเอียดของงานสามารถสร้างขึ้นได้โดยประมาณบ่งบอกถึงคุณสมบัติหลักเท่านั้น ถ้าเราพูดถึงวิธีการระเบียบวิธีนั้นจะมีการพัฒนาเอกสารรายละเอียดอย่างละเอียดซึ่งใช้ในการคัดเลือกพนักงานอย่างต่อเนื่อง
กระบวนการทั่วไปของการพัฒนาโปรไฟล์งานเกี่ยวข้องกับการผ่านหลายขั้นตอนต่อเนื่อง เริ่มต้นด้วยการศึกษาลักษณะของอาชีพรวมทั้งข้อกำหนดสำหรับอาชีพนั้นโดยการดำเนินการทางกฎหมายด้านกฎระเบียบ นอกจากนี้ยังจำเป็นในการจัดตั้งกลุ่มผู้เชี่ยวชาญที่จะเข้าร่วมในการจัดทำเอกสาร โปรไฟล์ถูกรวบรวมโดยคำนึงถึงโครงสร้างองค์กรขององค์กรดังนั้นจึงควรมีการศึกษาอย่างรอบคอบ ส่วนหลักของเอกสารคือคำอธิบายของความรับผิดชอบงานของพนักงานที่มีศักยภาพเช่นเดียวกับข้อกำหนดสำหรับความสามารถ นอกจากนี้ยังควรให้ความสนใจกับคุณภาพส่วนบุคคล (การเข้ากับคนง่ายการต่อต้านความเครียดและอื่น ๆ)
