ผู้จัดการสำนักงาน - คือใคร หน้าที่ของผู้จัดการสำนักงาน

"แพลงก์ตอน", "ผู้จัดการ" - คำจำกัดความที่เป็นกลางเหล่านี้เกี่ยวข้องกับการทำงานของพนักงานออฟฟิศ แต่งานดังกล่าวไร้ประโยชน์หรือไม่ ผู้จัดการสำนักงาน - คือใคร ความรับผิดชอบของเขาคืออะไร?

ผู้จัดการสำนักงาน - คือใคร

อาชีพของผู้จัดการสำนักงานมักจะสับสนกับอาชีพเลขานุการ แต่ก็ยังมีความแตกต่างระหว่างความเชี่ยวชาญเหล่านี้ ดังนั้นผู้จัดการสำนักงาน - มันคือใคร

ผู้จัดการของพื้นที่นี้เป็นผู้จัดการสำนักงานหรือผู้ดูแลระบบ ควบคุมงานสำนักงานเป็นลิงค์สำคัญระหว่างพนักงานและผู้บังคับบัญชาลูกค้าและพนักงาน ฯลฯ

กิจกรรมขององค์กรที่ใช้งานมากขึ้นปัญหาที่เกิดขึ้นกับองค์กรขนาดเล็กทุกวันและเอกสารประกอบ การดำเนินการและให้ผู้จัดการสำนักงาน

เขาตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารที่เป็นปัจจุบันทั้งหมดรวมถึงคำสั่งซื้อจากผู้บังคับบัญชาของเขาถูกดำเนินการอย่างถูกต้อง ในขณะเดียวกันควรมีการสื่อสารคำสั่งของผู้บริหารให้แก่พนักงานของ บริษัท ในเวลาที่กำหนดคำร้องเรียนทั้งหมดจากผู้เยี่ยมชมควรนำมาพิจารณาและข้อเสนอของพนักงานควรได้รับการสื่อสารไปยังเจ้าหน้าที่

ดังนั้นงานสำนักงานรวมถึงการสื่อสารใน บริษัท บางส่วนก็ตกอยู่ที่ไหล่ของผู้จัดการสำนักงาน

สถานที่ทำงานและเงินเดือน

ต้องการผู้จัดการสำนักงานใน บริษัท ที่มีสำนักงานผู้จัดการและพนักงานอย่างน้อยสองสามคน ในองค์กรขนาดเล็กรายการความรับผิดชอบของผู้เชี่ยวชาญดังกล่าวมีขนาดเล็กกว่ามากเช่นใน บริษัท ขนาดใหญ่ ใน บริษัท ขนาดใหญ่อาจมีผู้จัดการสำนักงานหลายคนและแต่ละคนจะได้รับมอบหมายให้แผนกของตนเอง

ปรากฎว่าความต้องการผู้เชี่ยวชาญดังกล่าวค่อนข้างสูงและมีแนวโน้มที่จะเติบโตอย่างต่อเนื่อง แต่ไม่มีโอกาสในการประกอบอาชีพ โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้านอกเหนือไปจากการจัดการสำนักงานบุคคลที่ไม่ได้เป็นเจ้าของอาชีพอีกต่อไป

เนื่องจากความจริงที่ว่าหน้าที่ไม่ซับซ้อนเกินไปการแข่งขันสำหรับงานหนึ่งอย่างน้อยในรัสเซียค่อนข้างสูง - 6 คนสำหรับตำแหน่งที่ว่าง ในเวลาเดียวกันเงินเดือนต่ำตามมาตรฐานเงินทุน - 27,000 รูเบิล

ในเมืองหลวงทางวัฒนธรรม - เซนต์ปีเตอร์สเบิร์ก - เงินเดือนของคนงานดังกล่าวลดลงประมาณ 5-7,000 คนและการแข่งขันสูงขึ้นหลายเท่า ยิ่งห่างจากเส้นรอบวงของประเทศมากเท่าไรเงินเดือนยิ่งน้อยลงและมีผู้สมัครเข้ารับตำแหน่งมากขึ้น

คุณสมบัติส่วนบุคคลที่จำเป็น

ตามคำสั่งที่ผู้จัดการสำนักงานได้รับตามกฎแล้วจำเป็นต้องดำเนินการอย่างเร่งด่วนและรวดเร็ว ดังนั้นผู้สมัครจะต้องก่อนอื่นความขยันรวดเร็วและตรงต่อเวลา หน่วยความจำและสมาธิที่ดีก็มีความสำคัญเช่นกัน

บุคคลที่ดำรงตำแหน่งนี้ควรเป็นมิตรและเป็นกันเองเพราะในบางสถานการณ์เขาทำหน้าที่เป็นตัวแทนของ บริษัท ต่อหน้าลูกค้า

ผู้จัดการสำนักงานต้องมีคำพูดที่มีความสามารถและมีโครงสร้างเช่นเดียวกับจรรยาบรรณธุรกิจหลักเนื่องจากเขามักจะมีส่วนร่วมในการจัดเจรจาธุรกิจและการประชุมองค์กร

ความรู้ที่เป็นประโยชน์เช่นหมายเลขโทรศัพท์ของช่างไฟฟ้าที่ดีหรือบริการจัดส่งอาหารกลางวันจะไม่เจ็บ อันที่จริงในหลาย ๆ บริษัท มีคำสั่งในสำนักงานเช่นเดียวกับความเต็มอิ่มของพนักงานที่ถูกควบคุมโดยผู้จัดการ

ทักษะผู้จัดการสำนักงานที่สำคัญ

1. ข้อกำหนดแรกสำหรับพนักงานดังกล่าวคือความรู้ที่ดีของพีซีและอินเทอร์เน็ต หากนอกเหนือจาก Word และ Excel ผู้สมัครจะเป็นเจ้าของ Photoshop หรือ Office Picker Manager นี่คืออีกเหตุผลที่จะจ้างเขาไม่ใช่บุคคลอื่น
2. ความเร็วในการพิมพ์สูง ความสามารถในการพิมพ์ข้อความอย่างรวดเร็วเป็นสิ่งสำคัญที่สุดสำหรับผู้จัดการสำนักงาน
3. ทักษะในการบริหารจัดการที่ได้รับในงานก่อนหน้านั้นเป็นสิ่งจำเป็นหากบุคคลได้รับงานใน บริษัท ขนาดใหญ่
4. ทักษะการใช้เอกสาร เอกสารเป็นหนึ่งในความรับผิดชอบหลักของผู้เชี่ยวชาญประเภทนี้ดังนั้นความรู้พื้นฐานจึงขาดไม่ได้
5. การใช้อุปกรณ์สำนักงานอย่างมั่นใจ แฟกซ์เครื่องพิมพ์สแกนเนอร์ - ทั้งหมดนี้ควรอยู่ในความสามารถของผู้จัดการสำนักงาน
6. ทักษะการสื่อสารที่มีความสามารถและมีชั้นเชิง ผู้จัดการสำนักงานจะต้องไม่เพียงสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพเขาจะต้องสามารถแก้ไขสถานการณ์ความขัดแย้งได้หากจำเป็น
7. ความเชี่ยวชาญด้านภาษาต่างประเทศ ใน บริษัท ระหว่างประเทศขนาดใหญ่ผู้จัดการสำนักงานจะต้องพูดภาษาอังกฤษขั้นพื้นฐานอย่างน้อย

บทบัญญัติทั่วไปของรายละเอียดงาน

ตำแหน่งผู้จัดการสำนักงานได้รับการอนุมัติจากประธานเจ้าหน้าที่บริหารของ บริษัท ใน บริษัท ที่แตกต่างกันมันอาจแตกต่างกันในบางประเด็น แต่โดยทั่วไปแล้วข้อกำหนดหลักของมันจะไม่เปลี่ยนแปลง จำเป็นต้องทำความคุ้นเคยกับคำแนะนำในการทำงานก่อนที่จะเซ็นสัญญาจ้างดังนั้นเพื่อไม่ให้บ่นในภายหลังว่าการทำหน้าที่บางอย่างนั้นไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของแผนของคุณ

บทบัญญัติทั่วไปอาจระบุ:

• ผู้รับผิดชอบการว่าจ้างผู้จัดการสำนักงาน
• ใครมีสิทธิที่จะปลดเขาจากตำแหน่งของเขา
• ซึ่งพนักงานรายงาน;
• ผู้รายงานต่อผู้จัดการสำนักงาน
• ผู้ปฏิบัติหน้าที่ของผู้จัดการสำนักงานในที่ที่ไม่มีงาน ฯลฯ

โดยทั่วไปแล้วผู้จัดการสำนักงานรายงานต่อ CEO ผู้ดูแลระบบของสำนักงานจัดส่งรายงานไดรเวอร์ทำความสะอาด ฯลฯ

นอกจากนี้ในบทบัญญัติทั่วไปสามารถระบุได้ว่าพนักงานคนใดที่มีคุณสมบัติในระดับใดที่สามารถรับตำแหน่งที่อธิบายไว้

หน้าที่โดยตรง

ย่อหน้าถัดไปในคำแนะนำจะกำหนดหน้าที่ของผู้จัดการสำนักงาน

สำหรับประวัติย่อสำหรับตำแหน่งงานว่างผู้สมัครมักจะเขียนในคอลัมน์แยกกันว่าพวกเขามีความรับผิดชอบอะไรบ้างในตำแหน่งงานก่อนหน้านี้ ดังนั้นนายจ้างจะได้รับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับทักษะของผู้สมัคร

รายการใดบ้างที่เป็นความรับผิดชอบโดยตรงของผู้จัดการสำนักงาน

1. การควบคุมสายโทรศัพท์ พนักงานต้องตอบรับสายเรียกเข้าให้ดีที่สุดเท่าที่จะทำได้ตอบคำถามจากฝ่ายตรงข้ามและแจ้งให้ผู้บังคับบัญชาทราบถึงข้อมูลที่พวกเขาขอให้ส่ง
2. การอ้างอิงของเอกสาร การจัดเก็บและการบัญชีเอกสารการควบคุมการติดต่อการดำเนินการตามคำสั่งซื้อ ฯลฯ - สิ่งเหล่านี้เป็นความรับผิดชอบโดยตรงของผู้จัดการสำนักงาน
3. การทำสำเนาเอกสาร ตามคำแนะนำพิเศษจากเจ้านายพนักงานจะทำสำเนาและทำสำเนางาน
4. การทำจดหมายคำขอ - เช่น การติดต่อกับคู่ค้าลูกค้าหรือซัพพลายเออร์ตามคำร้องขอของหัวหน้างานทันที

หน้าที่ของผู้จัดการสำนักงานอาจรวมถึงงานประเภทอื่นอย่างน้อยหกรายการ แต่ในแต่ละ บริษัท โหลดผู้เชี่ยวชาญในหมวดนี้จะถูกกำหนดเป็นรายบุคคล

สิทธิของผู้จัดการสำนักงาน

คำสั่งใด ๆ ของผู้จัดการสำนักงานรวมถึงหน้าที่ไม่เพียง แต่ยังสิทธิ

1. เพื่อให้ข้อมูลที่ครบถ้วน ในการปฏิบัติงานบางอย่างผู้จัดการสำนักงานมีสิทธิเรียกร้องให้มีการจัดหาข้อมูลจำนวนนั้นรวมถึงความลับที่เขาต้องการ
2. ข้อเสนอหาเหตุผลเข้าข้างตนเองเสียง หากจำเป็นต้องมีการจัดระเบียบงานสำนักงานนวัตกรรมหรือคำสั่งเพิ่มเติมของอธิบดีผู้จัดการก็มีสิทธิ์ที่จะเสนอให้แนะนำ
3. ต้องการสภาพการทำงานที่เหมาะสม หากไม่สามารถปฏิบัติหน้าที่ราชการเนื่องจากขาดเงื่อนไขที่จำเป็นผู้จัดการสำนักงานอาจกำหนดให้สร้างขึ้นใหม่
4. ทำหน้าที่ภายในความสามารถ ต้องศึกษารายละเอียดของงานพนักงานมีสิทธิ์ในการตัดสินใจและให้คำสั่ง แต่ภายในกรอบความสามารถของเขา

นี่เป็นแนวทางคร่าวๆเกี่ยวกับสิทธิ์ของผู้จัดการสำนักงาน พวกเขาอาจจะเสริมหรือลดลงขึ้นอยู่กับลักษณะเฉพาะของสถาบัน

มีความรับผิดชอบ

ผู้จัดการสำนักงานเป็นอาชีพที่เกี่ยวข้องกับความรับผิดชอบ ขอบเขตและการลงโทษสำหรับการละเมิดกฎจะถูกกำหนดโดยนายจ้างแต่ละราย ประเด็นที่พบบ่อยที่สุดที่ความรับผิดชอบจัดขึ้นในลักษณะงานมีลักษณะเช่นนี้

1. สำหรับทัศนคติที่ละเลยต่อหน้าที่ของพวกเขา การดำเนินการตามคำสั่งโดยไม่เหมาะสมและความประมาทอื่น ๆ เป็นความผิดของพนักงานซึ่งจำเป็นต้องตอบ
2. สำหรับการเปิดเผยข้อมูลที่เป็นความลับ ในสัญญาการจ้างงานและรายละเอียดงานให้อ่านข้อในการรักษาความลับของข้อมูลอย่างละเอียด สำหรับการเปิดเผยของเธอส่วนใหญ่คุณสามารถตกงานได้
3. สำหรับการละเมิดความสามารถ การกระทำที่เกินขอบเขตของความสามารถของพนักงานไม่ได้รับอนุญาต
4. สำหรับการละเมิดตารางการทำงาน ฯลฯ การฝ่าฝืนตารางการทำงานกฎความปลอดภัยจากอัคคีภัยหรือข้อควรระวังด้านความปลอดภัยก็เป็นความรับผิดชอบของพนักงานเช่นกัน

ข้อดีข้อเสียของอาชีพ

อาชีพนี้มีข้อดีและข้อเสียหลายประการเช่นเดียวกับคนอื่น ๆ ดังนั้นข้อดีของการทำงานกับผู้จัดการสำนักงานคืออะไร

คำตอบของคนงานที่ทำงานในแนวนี้เกี่ยวข้องกับความต้องการสูงสำหรับอาชีพนี้: หลังจากได้รับประสบการณ์ในสาขานี้แล้วการหาสถานที่ที่ดีกว่านั้นไม่ใช่เรื่องยาก ทักษะการบริหารที่ได้มาในกระบวนการทำงานนั้นมีความเกี่ยวข้องในชีวิตประจำวัน นอกจากนี้การทำงานเป็นผู้จัดการสำนักงานช่วยให้คุณพัฒนาทักษะการสื่อสารของคุณ

ในบรรดา minuses เป็นภาระทางจิตวิทยาที่เพิ่มขึ้นประสบการณ์โดยพนักงานเพราะในหนึ่งวันทำการคุณต้องแก้ปัญหาต่าง ๆ มากมาย นอกจากนี้ผู้จัดการนอกเหนือจากหน้าที่โดยตรงมักจะโหลดผู้จัดการสำนักงานพร้อมคำขอส่วนบุคคลและคำแนะนำเพิ่มเติม

เรียนที่ไหนดี

ผู้จัดการสำนักงานที่ชัดเจนจากด้านบน อย่างไรก็ตามสามารถเรียนรู้อาชีพนี้ได้ที่ไหน

ไม่มีคณะพิเศษที่จะเตรียมผู้จัดการสำนักงานในมหาวิทยาลัยใด ๆ แต่บ่อยครั้งที่ผู้จัดการต้องการคนที่มีการศึกษาสูงกว่าเพื่อดำรงตำแหน่งนี้ การศึกษาแบบนี้จะไม่สำคัญเสมอไป - สิ่งสำคัญคือผู้สมัครจบการศึกษาจากมหาวิทยาลัย ในเมืองต่างจังหวัดสามารถรับตำแหน่งนี้ได้แม้หลังจากเรียน 9 วิชา แต่ละ บริษัท จะตัดสินใจว่าต้องการผู้จัดการสำนักงานรายใด

ที่สำคัญที่สุดนายจ้างจะสนใจคุณสมบัติอื่น ๆ ของผู้สมัคร:

• ไม่ว่าเขาจะทำงานในสาขานี้มาก่อนหรือไม่
• รอบรู้ในคอมพิวเตอร์;
• เอกสารรู้หรือไม่
• เขาพูดภาษาได้ไหม ฯลฯ

คุณไม่สามารถลดทักษะการสื่อสารของบุคคล หากทุกอย่างเป็นไปตามตัวชี้วัดเหล่านี้โอกาสในการได้งานเพิ่มขึ้น