แม้จะมีพนักงานขนาดเล็กซึ่งรวมถึงหัวหน้าของ บริษัท และพนักงานเท่านั้น แต่ยังมีความต้องการพนักงานที่รับผิดชอบซึ่งจะเป็นกำลังในการจัดระเบียบสามารถควบคุมและควบคุมกระบวนการทำงานได้ - แนวคิดนี้กำหนดเนื้อหาของคำอธิบายงานของผู้จัดการสำนักงาน
ตำแหน่งดังกล่าวกำหนดให้ผู้สมัครต้องมีทักษะเฉพาะและการศึกษาที่เหมาะสมรวมถึงความสามารถในการโต้ตอบกับผู้คน อย่างไรก็ตามรายการข้อกำหนดนี้ไม่ จำกัด
รายละเอียดงาน
ผู้สมัครสามารถทำความคุ้นเคยกับการกำกับดูแลการควบคุมสิทธิ์หน้าที่และความรับผิดชอบใน บริษัท เอกสารดังกล่าวเรียกว่ารายละเอียดงาน ประกอบด้วยห้าส่วนหลัก:
- บทบัญญัติทั่วไป พวกเขามีข้อมูลองค์กรทั้งหมด: ชื่อขององค์กรตำแหน่งที่จัดขึ้นและหน่วยโครงสร้างที่เป็นของมัน นอกจากนี้ยังบ่งบอกถึงการอยู่ใต้บังคับบัญชาขั้นตอนการเติมตำแหน่งและการเลิกจ้างรวมถึงข้อกำหนดด้านการศึกษาและคุณสมบัติ
- หน้าที่ ส่วนนี้แสดงรายการความรับผิดชอบของพนักงานรวมถึงวิธีการนำไปปฏิบัติ
- สิทธิของพนักงานคือคุณสมบัติเพิ่มเติมทั้งหมดที่มีส่วนร่วมในการปฏิบัติหน้าที่อย่างมีประสิทธิภาพ
- มีความรับผิดชอบ ตามส่วนนี้ผู้บริหารเป็นผู้ตัดสินใจเกี่ยวกับการประเมินคุณภาพของแรงงานการส่งเสริมหรือการปรับ
- ความสัมพันธ์. ส่วนนี้ควบคุมการสื่อสารทั้งหมดกับหน่วยงานภายนอกและภายในที่อาจเกิดขึ้นจากพนักงานในกระบวนการของการใช้ฟังก์ชันของเขา
หลักการเขียนคำบรรยายลักษณะงาน
ฐานกฎเกณฑ์สำหรับการจัดเตรียมเอกสารดังกล่าวคือ Directory Qualification ของโพสต์ของผู้จัดการผู้เชี่ยวชาญและพนักงานคนอื่น ๆ (1998) ในระหว่างการพัฒนาได้ให้ความสนใจอย่างมากกับการบรรยายถึงตำแหน่งและเงื่อนไขสำหรับพนักงานเพื่อปฏิบัติหน้าที่ของตน ข้อมูลเฉพาะของงานรวมอยู่ในชื่อเรื่องของเอกสารตัวอย่างเช่น“ รายละเอียดงานของเลขานุการ” (ผู้จัดการสำนักงานหรือหัวหน้าฝ่ายบัญชี)
นอกจากนี้หากมีสองโพสต์ที่มีชื่อเหมือนกัน แต่มีงานที่แตกต่างกันควรเตรียมเอกสารที่แตกต่างเพื่อสะท้อนความแตกต่างเหล่านี้ รายละเอียดงานของผู้จัดการสำนักงานของเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลมีความแตกต่างบางประการจากการปฏิบัติตามกฎระเบียบเดียวกันสำหรับเลขานุการ
ข้อกำหนดของผู้จัดการสำนักงาน
ไม่ทางใดก็ทางหนึ่งผู้สมัครรับตำแหน่งจะต้องเป็นผู้นำคน อาจเป็นเพียงไม่กี่คนใน บริษัท ขนาดเล็กหรือพนักงานธุรการทั้งหมดในองค์กรขนาดใหญ่ ผู้สมัครต้องเป็นผู้ใช้พีซีที่มีความมั่นใจและสามารถทำงานกับอุปกรณ์สำนักงานอื่น ๆ (สแกนเนอร์เครื่องพิมพ์หรือแฟกซ์) ผู้จัดการสำนักงานมักจะเป็นตัวแทนของ บริษัท ดังนั้นคำพูดที่บังคับและความสามารถในการเขียนจดหมายธุรกิจเป็นสิ่งที่จำเป็นต้องมี บ่อยครั้งที่ บริษัท ต้องการให้พนักงานดังกล่าวรู้พื้นฐานของเอกสารและกฎหมายแรงงาน ความสามารถในการใช้ภาษาต่างประเทศอย่างน้อยหนึ่งภาษายังคงเป็นทักษะที่พึงประสงค์อย่างไรก็ตามเมื่อสมัครสำหรับองค์กรขนาดใหญ่สิ่งนี้เป็นข้อกำหนดที่จำเป็นอย่างหนึ่ง
ในบางกรณีผู้จัดการสำนักงานจะต้องรวมหน้าที่ของเขากับหน้าที่ของพนักงานคนอื่น ๆ สิ่งนี้นำไปสู่การเพิ่มทักษะที่จำเป็น ดังนั้นผู้จัดการสำนักงานที่มีฟังก์ชั่นของนักบัญชีจะต้องมีการศึกษาที่เหมาะสมและมีโปรแกรมพิเศษ
ความรับผิดชอบหลัก
รายละเอียดงานทั่วไปของผู้จัดการสำนักงานพร้อมฟังก์ชันเลขานุการรวมถึงรายการต่อไปนี้:
- การประมวลผลเมลทั้งขาเข้าและขาออก; การแจกจ่ายซ้ำภายใน บริษัท
- ควบคุมช่วงเวลาของการปฏิบัติตามพันธกรณีภายใต้สัญญาและข้อตกลง;
- โทรออกและรับสายเข้า
- ทำงานกับลูกค้าและตัวแทนของ บริษัท คู่ค้า
- ตรวจสอบความพร้อมของเครื่องเขียนที่จำเป็น;
- การบำรุงรักษาอุปกรณ์สำนักงานในสภาพการทำงานและผู้เชี่ยวชาญการโทรในกรณีที่เกิดการพังทลาย
- การกระจายเวลาภายในตารางการทำงาน (ในบางกรณีสำหรับหัวหน้า);
- องค์กรของกิจกรรมที่จำเป็น (การประชุมการประชุมการเดินทางเพื่อธุรกิจปาร์ตี้ขององค์กร);
- การบันทึกการประชุม
- อัปเดตและเติมเต็มเนื้อหาสดในเว็บไซต์ขององค์กร
รายการนี้รวมถึงข้อกำหนดพื้นฐานเท่านั้น รายการอื่น ๆ อาจถูกเพิ่มตามข้อกำหนดเฉพาะของสัญญาแรงงานที่สรุปไว้ ตัวอย่างเช่นคำอธิบายงานของผู้จัดการสำนักงานที่มีฟังก์ชั่นของเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลนั้นต้องการให้พนักงานเก็บและจัดทำเอกสารทางบัญชีทั้งหมดในเวลาที่เหมาะสมหรือแทนที่หัวหน้าแผนกบุคลากรในกรณีที่ไม่อยู่
ความรับผิดชอบเพิ่มเติม
นอกจากหน้าที่หลักแล้วรายละเอียดงานของผู้จัดการสำนักงานยังมีรายการความรับผิดชอบที่แตกต่างกันซึ่งอาจแตกต่างกันไปตามทิศทางของ บริษัท ผู้จัดการสำนักงานอาจจำเป็นต้องทำงานร่วมกับหน่วยงานด้านธุรการนั่นคือขออนุญาตทำการค้าเปิดสาขาของ บริษัท หรือ บริษัท ย่อย ฯลฯ
หนึ่งในภารกิจที่สำคัญที่สุดคือการบริหารที่แท้จริงของ บริษัท ในกรณีที่ไม่มีผู้อำนวยการ แน่นอนว่าเป็นไปได้ก็ต่อเมื่อพนักงานได้กำหนดตัวเองเป็นผู้รับผิดชอบและเชื่อถือได้ นอกจากนี้รายละเอียดงานของผู้จัดการสำนักงานมักจะมีคำสั่งที่จำเป็นในการวาดอำนาจทั่วไปของทนายความ เอกสารดังกล่าวอาจจำเป็นสำหรับตัวอย่างเช่นในการรับรายการจดหมายที่มีความสำคัญระดับสูง
ข้อกำหนดที่ไม่เป็นทางการ
บริษัท ขนาดใหญ่มักอนุญาตให้ทำความคุ้นเคยกับคำอธิบายลักษณะงานตัวอย่างของผู้จัดการสำนักงานล่วงหน้าสำหรับผู้สมัครในตำแหน่งนี้เพื่อให้พวกเขาตระหนักถึงรายการข้อกำหนดและความรับผิดชอบอย่างเต็มที่
แต่เมื่อเห็นถึงพลังดังกล่าวผู้สมัครจะต้องเข้าใจว่าเขายังคงเป็นหนึ่งในพนักงานจำนวนมากขององค์กร ในเรื่องนี้เราไม่ควรลืมเกี่ยวกับสิ่งที่ไม่ได้สะกดออกมาในรายละเอียดของงาน ผู้จัดการสำนักงานที่มีหน้าที่ของเลขานุการจะต้องเป็นบุคคลที่มีความละเอียดอ่อนของเวลาเพื่อให้สามารถแจกจ่ายได้ตามความจำเป็น
ภารกิจสำหรับการจัดระเบียบเวิร์กโฟลว์
ความต้องการที่สำคัญที่สุดสำหรับการทำงานของเขาคือประสิทธิภาพดังนั้นบุคคลที่ดำรงตำแหน่งดังกล่าวจำเป็นต้องใช้วัสดุสำนักงานเพื่อประหยัดในการควบคุมปริมาณการใช้ไฟฟ้า
สำหรับพนักงานคนอื่น ๆ ผู้จัดการสำนักงานมีความรับผิดชอบเกือบเสมอกับหัว ด้วยเหตุนี้เขาต้องมั่นใจว่าสภาพการทำงานเป็นไปตามมาตรฐานสุขอนามัยที่ยอมรับและกฎความปลอดภัย ในที่สุดในการปฏิบัติหน้าที่โดยตรงผู้จัดการสำนักงานสามารถเข้าถึงเอกสารลับดังนั้นหนึ่งในข้อกำหนดคือการลงนามในข้อตกลงไม่เปิดเผยความลับทางการค้าหรือข้อมูลอื่นใดที่อาจเป็นอันตรายต่อสถานะทางการตลาดของ บริษัท
สิทธิของผู้จัดการสำนักงาน
แน่นอนว่าการปฏิบัติหน้าที่หลายอย่างนั้นอนุญาตให้พนักงานใช้สิทธิพิเศษ พวกเขายังสะกดในรายละเอียดงานของผู้จัดการสำนักงาน สาระสำคัญของบางคนเช่นความสามารถในการเข้าถึงข้อมูลที่เป็นความลับเกิดขึ้นโดยตรงจากความจำเป็นในการปฏิบัติหน้าที่ตามความรับผิดชอบ อื่น ๆ เกี่ยวข้องกับสิทธิพิเศษด้านพลังงาน ดังนั้นผู้จัดการสำนักงานมีสิทธิ์ที่จะเรียกร้องจากพนักงานคนอื่น ๆ เพื่อแก้ไขข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นจากพวกเขาในความประมาทเลินเล่อในเอกสารการผลิตเพื่อกำหนดขนาดของแรงจูงใจ
บ่อยครั้งที่ผู้จัดการสำนักงานคือการเชื่อมโยงระหว่างพนักงานและผู้มีอำนาจตัดสินใจ ตำแหน่งดังกล่าวช่วยให้เขาบรรลุเงื่อนไขการทำงานที่ดีขึ้นและแสดงความปรารถนาร่วมกันในการปรับปรุงคุณภาพงานของทั้งแผนกเฉพาะและองค์กรโดยรวม
คุณสมบัติของรายละเอียดงานของผู้จัดการสำนักงานฝ่ายขาย
ผู้จัดการสำนักงานขาดความสำคัญใน บริษัท ขนาดใหญ่และขนาดไม่ใหญ่มานานดังนั้นพวกเขาจึงต้องการทักษะพิเศษเพื่อเติมเต็มตำแหน่งที่ว่างดังกล่าว กรณีทั่วไปคือเมื่อผู้จัดการสำนักงานหลายคนที่มีฟังก์ชั่นพิเศษซึ่งดูแลโดยหนึ่งทำงานในองค์กรเดียวกัน รายละเอียดงานของพวกเขาเป็นหลักตรง แต่แตกต่างกันในชุดฟังก์ชั่นเพิ่มเติม
ดังนั้นหากผู้จัดการสำนักงานทำงานในฝ่ายขายรายละเอียดงานของเขาอาจมีรายการเช่น:
- ค้นหาจุดขายใหม่
- การติดตามการเปลี่ยนแปลงในโครงสร้างของอุปสงค์
- การเตรียมเอกสารการรายงานเกี่ยวกับการขายที่สมบูรณ์แบบ
- ทำงานโดยตรงกับลูกค้าเพื่อรับคำสั่งซื้อและการประมวลผลที่ตามมาของพวกเขา;
- ทำงานแจ้งลูกค้าเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงที่เป็นไปได้ในการจัดประเภทของสินค้าและการคำนวณราคาใหม่
- การจัดประชุมที่จำเป็น
- การลงนามในสัญญาสำหรับการจัดหาสินค้า
ข้อกำหนดเพิ่มเติมอาจเกี่ยวข้องกับข้อมูลเฉพาะของสินค้าที่ บริษัท นำเสนอ หาก บริษัท เกี่ยวข้องกับการขายอสังหาริมทรัพย์หน้าที่ของผู้จัดการสำนักงานอาจรวมถึงการจัดทำสมุดข้อมูลและการจัดทำเอกสารเฉพาะ
ความรับผิดชอบของผู้จัดการสำนักงาน
ในกรณีที่ไม่ปฏิบัติตามหน้าที่เมื่อกระทำความผิดรวมถึงการเปิดเผยความลับทางการค้าหรือการกระทำอื่น ๆ ที่เป็นอันตรายต่อภาพลักษณ์ของ บริษัท ผู้จัดการสำนักงานมีหน้าที่รับผิดชอบตามบรรทัดฐานของประมวลกฎหมายแพ่งและอาญา หากเกิดความเสียหายอย่างมีนัยสำคัญต่อองค์กรให้กำหนดบทลงโทษตามบทบัญญัติของประมวลกฎหมายแรงงาน
