เมื่อถึงจุดหนึ่งในชีวิตของคุณคุณอาจต้องเขียนจดหมายแนะนำตัวให้กับพนักงานมือใหม่เพื่อนร่วมงานนักเรียนหรือคนที่คุณรู้จักดี การตอบสนองการร้องขอลักษณะนี้ให้กับบุคคลอื่นนั้นเป็นความรับผิดชอบที่ร้ายแรงมากและควรมีวิธีการที่ร้ายแรงที่สุด
จดหมายรับรองคืออะไร?
นี่คือจดหมายที่ให้ข้อเสนอแนะในเชิงบวกแนะนำให้คนที่เขียนนี้และให้คำแนะนำแก่คนที่จะ ถ้าคุณเขียนจดหมายแนะนำตัวให้กับใครสักคนคุณควรรับรองความไว้วางใจและรับประกันสำหรับคนที่คุณเขียน
ใครต้องการจดหมายรับรอง
โดยทั่วไปแล้วจะมีการร้องขอจดหมายรับรองสำหรับนักเรียนที่สมัครโปรแกรมการศึกษาจากสถานที่สุดท้ายของการศึกษาหรือที่ทำงานและอาจต้องมีจดหมายรับรองจากคนที่สมัครงานด้วย ตัวอย่างเช่นผู้ที่สมัครเข้ารับการอบรมด้านธุรกิจและโรงเรียนการจัดการจำเป็นต้องมีจดหมายรับรองสองหรือสามฉบับที่อธิบายว่าทำไมบุคคลนี้จึงเป็นผู้สมัครที่ดีที่สุดสำหรับสถานที่แห่งนี้ จดหมายรับรองการเข้าเรียนอาจอธิบายได้ว่าเหตุใดนักเรียนจึงมีศักยภาพในการเป็นผู้นำหรือสิ่งที่เคยประสบความสำเร็จด้านวิชาการหรือธุรกิจมาก่อน จดหมายดังกล่าวมักได้รับการร้องขอจากครูอาจารย์คณบดี
โปรแกรมทุนการศึกษาหรือการวิจัยบางอย่างกำหนดให้ผู้สมัครยืนยันจดหมายรับรองให้กับนักเรียนเพื่อยอมรับใบสมัคร
บางครั้งผู้สมัครต้องการคำแนะนำที่ตอบคำถามว่าทำไมผู้สมัครจึงเป็นผู้สมัครที่ดีที่สุดสำหรับสถานที่หรือ บริษัท จดหมายเหล่านี้ส่วนใหญ่มุ่งเน้นไปที่คุณภาพและทักษะวิชาชีพของผู้สมัคร บ่อยครั้งที่อาจมีการร้องขอจดหมายแนะนำตัวในอีกไม่กี่วันหรือหลายสัปดาห์หลังจากพวกเขายืนยันใบสมัครซึ่งเป็นประวัติย่อของผู้สมัคร
ก่อนที่คุณจะเริ่มเขียน
ก่อนที่จะยอมรับสิ่งนี้ให้ระบุวัตถุประสงค์ของจดหมาย: ใครจะได้รับและใครจะอ่าน เมื่อกำหนดผู้ชมคุณจะสามารถเขียนได้ง่ายขึ้น กำหนดประเภทของข้อมูลที่คุณต้องการ ตัวอย่างเช่นบางคนต้องการจดหมายที่เน้นคุณสมบัติของผู้นำของบุคคลที่กำหนดและคุณไม่มีข้อมูลใด ๆ เกี่ยวกับความสามารถในการเป็นผู้นำของบุคคลคุณอาจพบปัญหาร้ายแรงในการเขียน หรือถ้าคุณต้องการจดหมายเกี่ยวกับคุณสมบัติของจรรยาบรรณในการทำงานและคุณเขียนจดหมายเกี่ยวกับทักษะการทำงานในทีมของผู้สมัครจดหมายนั้นจะไม่สมเหตุสมผล
หากคุณไม่มีเวลาหรือมีข้อมูลไม่เพียงพอที่จะเขียนจดหมายคุณสามารถเสนอผู้สมัครเพื่อลงนามในจดหมายที่เขาเตรียมไว้ล่วงหน้า การปฏิบัตินี้ถูกนำไปใช้บ่อยมากและมีประโยชน์สำหรับทั้งสองฝ่าย แต่ก่อนที่จะเซ็นชื่อบางสิ่งที่เขียนโดยบุคคลอื่นตรวจสอบให้แน่ใจว่าจดหมายนั้นแสดงความคิดเห็นและทักษะของผู้สมัครโดยสุจริต และให้แน่ใจว่าได้เก็บสำเนาของจดหมายสำหรับการเก็บถาวร
ส่วนประกอบของจดหมายรับรอง
จดหมายรับรองแต่ละฉบับควรมีองค์ประกอบสำคัญสามประการ
ย่อหน้าหรือประโยคที่อธิบายถึงวิธีที่คุณรู้จักบุคคลนี้และระยะเวลาที่คุณพบ
การประเมินบุคคลและคุณสมบัติของเขา หากเป็นไปได้เสนอตัวอย่างที่เฉพาะเจาะจงสำหรับบุคคลนี้ซึ่งจะสะท้อนถึงแง่บวก ตัวอย่างควรกระชับ แต่แม่นยำ ผลที่ได้จากสาเหตุที่คุณแนะนำคนนี้และสิ่งที่ขอบเขต
สิ่งที่สามารถรวม
เนื้อหาของจดหมายรับรองขึ้นอยู่กับสิ่งที่ผู้สมัครต้องการ แต่ยังมีหัวข้อทั่วไปที่มักถูกเปิดเผยในจดหมายแนะนำสำหรับผู้สมัครและนักเรียน:
- ศักยภาพ (เช่นความเป็นผู้นำ)
- คุณภาพ / ทักษะ
- ความอดทน
- แรงจูงใจ;
- ตัวละคร;
- การสนับสนุน (กับสถาบันหรือสังคม);
- ความคืบหน้า
สำเนา
อย่าคัดลอกข้อความจากจดหมายแนะนำฉบับอื่นจดหมายที่คุณเขียนนั้นต้องใหม่และเป็นต้นฉบับ ตัวอย่างตัวอย่างของจดหมายแนะนำสามารถช่วยให้คุณเข้าใจและมุ่งเน้นไปที่หัวข้อและกำหนดประเภทของจดหมายแนะนำที่คุณต้องการและอื่น ๆ
ทำไมต้องเขียนจดหมายรับรองหากคุณยังไม่ได้งานหรือทุนการศึกษา
หากคุณต้องการเขียนจดหมายรับรองจาก บริษัท ถึงพนักงานจากนั้นเมื่อทำตามคำขอคุณจะต้องขอบคุณเขาสำหรับความทุ่มเททั้งหมดที่มีให้กับ บริษัท และจะตอบแทนเขาสำหรับความพยายามของเขา นี่เป็นทักษะระดับมืออาชีพที่ดีมากและมีความรู้สึกสบายใจที่คุณช่วยให้คนหางานได้บ่อยครั้งขึ้นอยู่กับคำแนะนำ
วิธีเขียนจดหมายแนะนำ
เริ่มต้นด้วยที่อยู่และคำทักทาย ใช้หัวจดหมาย บริษัท ของคุณเพื่อทำให้จดหมายดูเป็นทางการมากขึ้น เขียนวันที่เขียนจดหมายในบรรทัดแรกจากนั้นเขียนชื่อผู้รับตำแหน่งและที่อยู่ของเขา
ตัวอย่าง:
"22 มิถุนายน 2018
ชื่อและนามสกุล
หัวหน้าฝ่ายทรัพยากรบุคคลชื่อ บริษัท LLC
ที่อยู่"
เนื่องจากนี่เป็นจดหมายทางการจึงต้องเริ่มต้นด้วยคำอุทธรณ์ "ที่รัก" และดำเนินการต่อด้วยชื่อนามสกุล ในบางพื้นที่นายหน้ามีความเข้มงวดเกี่ยวกับมารยาทในวิชาชีพดังนั้นควรหลีกเลี่ยงการทักทายอย่างไม่เป็นทางการเช่น“ สวัสดี”
เขียนบทนำที่ถูกต้อง การเขียนย่อหน้าแรกนั้นง่ายมากเพราะคุณเน้นรายละเอียดหลักของความสัมพันธ์ในการทำงานกับคนที่คุณแนะนำ
รวมถึง:
- ตำแหน่งของคุณใน บริษัท
- ชื่อของบุคคลที่คุณแนะนำ;
- ตำแหน่งของเขา;
- ความสัมพันธ์ของคุณ: เจ้านายหรือเพื่อนร่วมงาน
- ระยะเวลาของความร่วมมือ
ตัวอย่างจดหมายแนะนำสำหรับการเขียนบทนำ:
"ในฐานะผู้ประสานงานโครงการสำหรับชื่อ บริษัท ฉันเป็นหัวหน้างาน (ชื่อที่แนะนำ) ระหว่างปี 2558 ถึงปี 2561 เราทำงานร่วมกันอย่างใกล้ชิดกับ บริษัท สตาร์ทอัพหลายแห่งและฉันสนุกกับการทำงานเป็นทีมด้วยนักวิเคราะห์ธุรกิจที่ยอดเยี่ยม"
ข้อความคุณภาพการเขียน ข้อความจำนวนมากรวมถึงรายละเอียดของทักษะความรู้และความสำเร็จของบุคคลที่คุณแนะนำ
เพื่อให้ตัวอักษรมีความกระชับเริ่มต้นด้วยพื้นที่ที่ผู้เชี่ยวชาญแนะนำให้อธิบายสถานการณ์ที่แสดงคุณสมบัติที่ประจักษ์ในการแก้ปัญหาในที่ทำงาน หลังจากนั้นคุณสามารถเลือกคุณสมบัติสองหรือสามอย่างที่จะแสดงถึงผู้สมัครที่มีค่าในฐานะพนักงานที่มีศักยภาพ
เขียนความคิดเห็นของคุณเกี่ยวกับคุณสมบัติของผู้สมัครในย่อหน้าสุดท้ายของจดหมาย นายจ้างจ้างผู้สมัครที่ไม่เพียง แต่มีทักษะด้านเทคนิคเท่านั้น แต่ยังมุ่งเน้นที่คุณภาพเช่นความเป็นอิสระความริเริ่มความซื่อสัตย์ ฯลฯ หากคุณคิดว่าคำอธิบายเหล่านี้ไม่เหมาะกับกรณีของคุณลองเลือกจากรายการต่อไปนี้:
- การสื่อสารที่มีคุณภาพดี
- ความเป็นผู้นำ
- ความคิดสร้างสรรค์
- การคิดวิเคราะห์
- การทำงานเป็นทีม
ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างของหนังสือรับรองสำหรับพี่เลี้ยงซึ่งสามารถใช้ในเนื้อหาหลักของจดหมาย:
“ ความรู้ (ชื่อ) เกี่ยวกับอาหารทารกและจิตวิทยาเด็กให้ความได้เปรียบเหนือผู้สมัครคนอื่น ๆ สำหรับตำแหน่งพี่เลี้ยง เธอไม่เพียง แต่เฝ้ามองเด็ก ๆ แต่ยังทำงานร่วมกับพวกเขาทำการทดสอบทางจิตวิทยาที่หลากหลายกับเด็ก ๆ และใช้วิธีการเฉพาะบุคคลกับเด็กแต่ละคน นอกจากนี้เธอยังเป็นคนซื่อสัตย์และไว้ใจได้ที่สามารถอยู่คนเดียวอย่างปลอดภัยกับเด็ก ๆ และไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับความปลอดภัยของพวกเขา"
หากต้องการเขียนจดหมายรับรองให้กับนักบัญชีคุณสามารถใช้คำหลักเช่น:
- ใส่ใจ;
- รับผิดชอบ
- ตรงเวลา;
- ธรรม
ตัวอย่าง:
“ (ชื่อ) มีความรู้ที่ยอดเยี่ยมไม่เพียง แต่ในด้านการบัญชี แต่ยังอยู่ในสาขากฎหมายซึ่งช่วยลดเวลาในการแก้ไขข้อพิพาทระหว่างโครงการซึ่งมีคุณภาพดีเยี่ยม (ชื่อ) เป็นคนซื่อสัตย์มากแก้ไขปัญหาทั้งหมดภายในความสามารถของเขาโดยไม่ต้องสำรอง”
หากคุณได้รับจดหมายแนะนำจากธนาคารคุณสามารถมุ่งเน้นไปที่ตัวอย่างด้านล่าง
“ (ชื่อ) มีความเชี่ยวชาญในการทำธุรกรรมและการบัญชีธนาคารเป็นอย่างดีและเรามอบหมายให้เขากับโต๊ะเงินสดของธนาคารของเรา ไม่พบความไม่สอดคล้องเดี่ยวในรายงานขั้นสุดท้าย ขอบคุณความเป็นกันเองของเขาทำให้เขาพูดอย่างมั่นใจและสุภาพกับลูกค้าประจำและพวกเขาลงทุนในโครงการธนาคาร”
ในย่อหน้าสุดท้ายคุณสามารถเขียนได้ว่าทำไมคุณถึงจ้างคนนี้อีกครั้ง แต่ถ้าคุณทำจริงๆ ถ้าไม่คุณสามารถเขียนย่อหน้าสุดท้ายลงในบันทึกเชิงบวกโดยสังเกตว่าการมีส่วนร่วมของพนักงานในการพัฒนา บริษัท มีค่าเพียงใด เชิญผู้รับให้ติดต่อคุณเพื่อขอคำแนะนำหรือคำถามเพิ่มเติม
ตัวอย่างเช่น
“ จากเหตุผลทั้งหมดข้างต้นฉันให้คำแนะนำที่ดีที่สุดสำหรับตำแหน่งหัวหน้าแผนกเทคโนโลยีสารสนเทศ โปรดอย่าลังเลที่จะติดต่อหากคุณมีคำถามใด ๆ ”
“ (ชื่อ) เป็นหนึ่งในคนงานที่ฉันจะจ้างใหม่โดยไม่ลังเล ฉันแน่ใจว่าเธอเป็นนักออกแบบกราฟิกที่ยอดเยี่ยมและจะเป็นสมาชิกที่ยอดเยี่ยมในทีมของคุณ กรุณาติดต่อเราหากคุณมีคำถามใด ๆ."
พร้อมลายเซ็นของคุณเอง
เขียนมากกว่า "ขอแสดงความนับถือ" นำหน้าชื่อของคุณ เพิ่มตำแหน่งของคุณที่อยู่ที่ทำงานไปรษณีย์หมายเลขโทรศัพท์ที่ทำงานเพื่อให้ผู้รับมีตัวเลือกสำหรับการติดต่อคุณ
เราหวังว่าบทความนี้จะสามารถตอบทุกคำถามของคุณและชี้แจงหัวข้อให้ครบถ้วน ใช้ตัวอย่างสำหรับจดหมายรับรองจากบทความโดยเพิ่มคำของคุณ
