การประดิษฐ์ถูกเขียนขึ้นหลังจากมนุษยชาติเรียนรู้ที่จะพูดและเข้าใจซึ่งกันและกัน ตั้งแต่สมัยโบราณผู้คนเขียนจดหมายถึงกันแสดงความรู้สึกอารมณ์ความรู้สึกในตัวพวกเขาหรือบอกเล่าเหตุการณ์ สิ่งนี้เคยเป็นหนทางเดียวในการสื่อสารในระยะทางไกล วันนี้ข้อความที่เขียนด้วยลายมือมีการใช้งานน้อยกว่ามาก แต่การจัดรูปแบบตัวอักษรที่ถูกต้องยังคงไม่เปลี่ยนแปลง
จดหมายมีหลายรูปแบบ อาจเป็นข้อความธรรมดาที่ส่งระหว่างญาติเพื่อนหรือคนรู้จัก ในกรณีนี้คุณสามารถเขียนจดหมายตามดุลยพินิจของคุณ ยิ่งกว่านั้นไม่มีใครแม้แต่จะใส่ใจกับความจริงที่ว่ามีข้อบกพร่องใด ๆ
จดหมายธุรกิจเป็นสถานการณ์ที่แตกต่างอย่างสิ้นเชิง มันต้องมีรูปแบบพิเศษด้วยการใช้วลีที่สุภาพและคำที่จำเป็น กฎสำหรับการเขียนจดหมายธุรกิจบ่งบอกถึงการแนะนำและข้อสรุปเช่นเดียวกับส่วนหลัก หลังมักจะให้คำชี้แจงหรือหลักฐานบางอย่าง จดหมายธุรกิจต้องมีความสอดคล้องรัดกุมถูกต้องและความน่าเชื่อถือ งานนำเสนอมักจะทำจากพหูพจน์คนแรกหรือจากบุคคลที่หนึ่งหรือที่สามเอกพจน์ หากจดหมายฉบับนั้นส่งถึงผู้นำก็จะสามารถใช้วลี“ ที่รัก … ” ได้ดังนั้นโดยสรุปคุณต้องเซ็นชื่อ:“ ขอแสดงความนับถือ … ” การทำตัวอักษรในรูปแบบธุรกิจต้องเป็นไปตามจำนวนที่แน่นอนซึ่งถ้าเป็นไปได้ไม่ควรมีหน้า A4 เกินหนึ่งหน้า มีความจำเป็นที่จะต้องระบุคำถามแต่ละข้อในย่อหน้าแยกต่างหากเนื่องจากในแบบฟอร์มนี้จะง่ายต่อการวิเคราะห์ข้อมูลที่ได้รับ
ดังกล่าวข้างต้นจดหมายธุรกิจจะออกในลักษณะเป็นทางการอย่างเข้มงวด ดังนั้นจึงจำเป็นต้องทนต่อการนำเสนอตลอดเวลา สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าการติดต่อทางจดหมายนั้นดำเนินการกับเจ้าหน้าที่หรือผู้จัดการดังนั้นข้อมูลจะต้องได้รับโดยไม่เกินขอบเขตของสิ่งที่ได้รับอนุญาต (อย่าเข้าไปมีบุคลิกหรือกำหนดความคิดเห็นของคุณ) และประเด็นหลักของการอภิปรายคือกิจกรรมขององค์กร
การออกแบบตัวอักษรนี้เป็นที่ยอมรับอย่างแน่นอนสำหรับการติดต่อทางการทุกประเภท มันอาจเป็น:
- คำตอบคำขอข้อเสนอการอุทธรณ์
- คำบอกกล่าวซึ่งมักเป็นการตอบสนองต่อการอุทธรณ์ ที่นี่คุณสามารถใช้การโทรคำเช่น“ แจ้ง”,“ แจ้งเตือน” และอื่น ๆ
- หนังสือค้ำประกัน การทำจดหมายหมายถึงการยืนยันการกระทำหรือคำขอ
- จดหมายสั่งที่กำหนดคำสั่งหรือประกาศจากผู้บังคับบัญชาถึงผู้ใต้บังคับบัญชา
จดหมายธุรกิจใด ๆ จะต้องมีข้อมูลที่เชื่อถือได้และเกี่ยวข้องเท่านั้น ไม่รวมการใช้การแสดงออกหรือวลีที่ไม่เหมาะสมในสภาพแวดล้อมนี้ การทำจดหมายเป็นช่วงเวลาที่สำคัญและสำคัญมากซึ่งความสำเร็จของการทำธุรกรรมการจ้างงานหรือช่วงเวลาสำคัญอื่น ๆ ในชีวิตของบุคคลและกิจกรรมขององค์กรขึ้นอยู่กับบางครั้ง
