ผู้หญิงหลายคนใฝ่ฝันที่จะเริ่มต้นอาชีพด้วยตำแหน่งผู้อ้างอิงจากเลขานุการ นี่เป็นความปรารถนาปกติอย่างสมบูรณ์และสมเหตุสมผล ทุกคนไม่เพียง แต่คิดเกี่ยวกับสิ่งที่จำเป็นสำหรับสิ่งนี้ (ยกเว้นรูปลักษณ์ที่น่าดึงดูด) แต่มันจะคุ้มค่า ท้ายที่สุดแล้วผู้อ้างอิงไม่เพียงเป็น "ใบหน้าที่สวยงาม" ถัดจากผู้นำ แต่มันเป็น "แนวทาง" ในทุกประเด็น: เด็กหญิงที่มีความรู้และฉลาดที่พบทางออกจากสถานการณ์ใด ๆ ลองมาดูอย่างใกล้ชิด
สิ่งที่คุณต้องสามารถทำได้
ในองค์กรใด ๆ มีคำแนะนำของผู้อ้างอิงเลขานุการ มันมีรายการ (บางครั้งละเอียดบางครั้งไม่มาก) ของหน้าที่ราชการ เหล่านี้รวมถึงทักษะ บุคคลที่โชคดีที่ได้งานนี้ควรสามารถสื่อสารกับลูกค้าเจรจา (ส่วนตัวและโทรศัพท์) เลือกและจัดระเบียบวัสดุเตรียมบทคัดย่อและอื่น ๆ นั่นคือเป็นที่ชัดเจนว่าบุคคลนี้ควรมีทักษะมากมาย ข้อมูลเฉพาะนั้นขึ้นอยู่กับทิศทางของ บริษัท ตัวอย่างเช่นผู้ให้คำปรึกษาด้านกฎหมายจะต้องเข้าใจความสลับซับซ้อนทางกฎหมาย มันเกิดขึ้นที่ตำแหน่งนี้มีความเกี่ยวข้องกับความสามารถในการแก้ปัญหาองค์กร กล่าวอีกนัยหนึ่งผู้อ้างอิงคือ“ มือขวา” ของผู้นำ เขาอยู่ในปีกเสมอเขาต้องรู้ทุกสิ่งที่เจ้านายต้องการสำหรับการทำงานของเขา
คำถามอาชีพ“ พิเศษ” บางคำถาม
ที่นี่มีความกระจ่างแจ้งเล็กน้อยเกี่ยวกับสิ่งที่มักจะ "ซ่อนอยู่หลังฉาก" เนื่องจากผู้อ้างอิงเป็นบุคคลที่สื่อสารกับเจ้านายได้อย่างแม่นยำเขาจึงจำเป็นต้องมีความสามารถทางการทูต ทำไม? มันง่าย: ผู้นำ (โดยเฉพาะทีมใหญ่) ไม่มีเวลาจัดการกับความแตกต่างของความสัมพันธ์ โดยปกติเขาเป็นคนทำงาน เมื่อใครบางคนมีวันเกิดใครจะให้กำเนิดใครมีลูก - สิ่งนี้ทำให้เขาสนใจเฉพาะช่วงเวลาทำงานเท่านั้น "สิ่งเล็กน้อย" เหล่านี้ทั้งหมดตกอยู่บนบ่าของผู้ช่วยเลขานุการ เขามีหน้าที่ต้องบอกเจ้านายเมื่อถึงวันหยุดเพื่อแจ้งให้ทราบเกี่ยวกับความตึงเครียดที่เกิดขึ้นในทีม (ถ้ามันคุ้มค่ากับความสนใจของเขา) ดังนั้นปรากฎว่าผู้ช่วยเลขานุการคนแรกต้องคิดออกคัดกรองส่วนเกินจากนั้นจึง“ โหลด” ผู้จัดการ งานนี้ไม่ใช่เรื่องง่าย! แต่นี่คือจากหน้าที่ของทางการ
ฟังก์ชั่นหลัก
งานสำนักงานเกือบทั้งหมดตกอยู่ที่การแบ่งผู้ช่วยเลขานุการใน บริษัท ขนาดเล็ก ในส่วนใหญ่ - ของมัน นั่นคือคุณจะต้องเรียนรู้ที่จะเขียนจดหมายจัดเรียงการรับและส่งลงทะเบียนแจกจ่าย (ถ้ามี) อย่างถูกต้องและอื่น ๆ เป็นที่ชัดเจนว่าไม่มีใครสามารถทำได้โดยปราศจากความรู้ภาษารัสเซียอย่างสมบูรณ์ จดหมายผิดพลาดเป็นหน้าตาบูดบึ้งของ บริษัท บางครั้งจำเป็นต้องมีผู้ที่มีความรู้ภาษาต่างประเทศทำงานในตำแหน่งนี้ นอกจากนี้ผู้อ้างอิงคือบุคคลที่เชื่อมโยงพนักงานของ บริษัท (หรือแผนก) เข้าด้วยกัน ฟังก์ชั่นประกอบด้วยการกระจายข้อมูลที่ถูกต้องระหว่างหน่วยโครงสร้างที่ทำงานกับสิ่งใหญ่ ผู้อ้างอิงเป็นอาชีพที่ค่อนข้างซับซ้อนเนื่องจากต้องคำนึงถึงรายละเอียดและข้อเท็จจริงมากมาย ทั้งหมดนี้เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับผู้นำที่จะรู้สึกสบายใจไม่ต้องถูกรบกวนด้วยสิ่งมั่วสุมจากสายหลัก
คุณสมบัติส่วนบุคคล
เนื่องจากงานของผู้อ้างอิงขึ้นอยู่กับการสื่อสารพวกเขาจึงเลือกบุคคลที่มีการสื่อสารและไม่ขัดแย้งสำหรับตำแหน่งนั้น ใน บริษัท ใด ๆ นี่คือโพสต์ "กุญแจ" คนที่ครอบครองเขามีอิทธิพลอย่างมากต่อทั้งผู้นำและเพื่อนร่วมงาน ดังนั้นจึงต้องมีความเหมาะสม นอกจากนี้ผู้ช่วยเลขานุการควรตรงต่อเวลาฉลาดและมีความคิดสร้างสรรค์ เราจะต้องสามารถหาทางออกที่ยอมรับได้ในทุกสถานการณ์ ผู้วิจารณ์คนแรกคิดเกี่ยวกับ "ใบหน้า" ของนายจ้างของเขาและจากนั้นก็เกี่ยวกับตัวเขาเอง ระดับความรับผิดชอบไม่เพียงสูง แต่เป็นระดับโลก ทุกคนไม่สามารถรับมือกับภาระเช่นนี้ได้ ดังนั้นคุณต้องคิดให้รอบคอบก่อนสมัครตำแหน่งดังกล่าว ผู้ช่วยเลขานุการในที่ทำงานควรจะสามารถให้ความสนใจกับเบื้องหลัง ในตอนแรก - ทุกอย่างที่จำเป็นสำหรับเจ้านายในการทำงาน นี่คือเหตุผลว่าทำไมผู้หญิงส่วนใหญ่จึงดำรงตำแหน่งนี้เนื่องจากการดูแลเพื่อนบ้านในผู้หญิงอยู่ในสายเลือด
ข้อมูลที่เป็นความลับ
เป็นที่ชัดเจนว่าด้วยการสื่อสารอย่างใกล้ชิดเช่นข้อเท็จจริงมากมายที่ไม่ควรเปิดเผยต่อสาธารณชนจะเป็นที่รู้จักของผู้อ้างอิง สิ่งเหล่านี้ไม่ได้เป็นเพียงความลับระดับมืออาชีพและความลับทางการค้า บ่อยครั้งที่เลขานุการในฐานะเพื่อนสนิทมีความน่าเชื่อถือและเป็นข้อมูลส่วนบุคคล มันเป็นมูลค่าการกล่าวขวัญว่าผู้อ้างอิงจะต้องสามารถเก็บข้อมูลที่เป็นความลับ นี่เป็นหนึ่งในทักษะอาชีพหลักของเขา
สิ่งที่ต้องการการศึกษา
หัวหน้าพยายามเลือกผู้อ้างอิงตามทิศทางของกิจกรรม นั่นคือผู้สมัครจะต้องมีประกาศนียบัตรที่สอดคล้องกับการทำงานของ บริษัท นอกจากนี้คนที่มีการศึกษาด้านกฎหมายมักจะถูกเลือกสำหรับตำแหน่งนี้ วิธีนี้จะสะดวกถ้าคุณมักจะต้องสรุปดีลเตรียมเอกสารอื่น ๆ ท่ามกลางความต้องการที่ง่ายที่สุด: ความคล่องแคล่วในทุกโปรแกรมคอมพิวเตอร์ (สำนักงาน) ความสามารถในการพิมพ์ (อย่างรวดเร็วและมีความสามารถ) เนื่องจากผู้อ้างอิงคือที่ปรึกษาคุณต้องมีทักษะในการค้นหาข้อมูลทั้งบนเว็บและออฟไลน์ คนฉลาดที่มีปฏิกิริยาตอบสนองอย่างรวดเร็วถูกนำไปที่ตำแหน่งดังกล่าวบ่อยกว่าผู้ถือประกาศนียบัตร "ขวา" ซึ่งไม่ทราบวิธีที่จะเชี่ยวชาญสถานการณ์ได้อย่างรวดเร็ว
สถานที่ทำงาน
ตำแหน่งดังกล่าวในฐานะผู้อ้างอิงเลขานุการขณะนี้อยู่ในที่ทำงานเกือบทุกแห่ง บ่อยครั้งที่มันถูกเรียกว่าเป็นอย่างนั้นเท่านั้นและบุคคลทำหน้าที่ต่าง ๆ ทุกอย่างขึ้นอยู่กับขนาดของ บริษัท งานจำนวนพนักงาน ในบางองค์กรเลขานุการยังทำหน้าที่ของนักบัญชีในองค์กรอื่น ๆ เช่นทนายความและอื่น ๆ นี่คือจุดเริ่มต้นที่ดีสำหรับผู้ที่กำลังมองหาอาชีพที่จะเติบโต ในช่วงเวลาสั้น ๆ คุณสามารถฝึกฝนทักษะได้หลายอย่างเชี่ยวชาญในวิชาชีพต่าง ๆ สิ่งสำคัญคือการเข้าใจการทำงานของ บริษัท "สัมผัส" ทุกอย่างด้วยมือของคุณเอง แต่คุณต้อง "หมุน" อย่างรวดเร็ว เนื่องจากข้อมูลจำนวนมากจะต้องถูกประมวลผลในโหมดความเร็วสูง แต่ถ้าทุกอย่างประสบความสำเร็จความรู้ที่ได้รับจะเพียงพอที่จะเริ่มต้นขึ้นกับบรรทัดที่คุณกำหนดเองได้อย่างอิสระ แต่นี่ไม่จำเป็นเลย เนื่องจากอาชีพของผู้อ้างอิงถ้าคุณจริงจังกับมันมาก เธอไม่ยอม
ทำงานในทิศทางที่แคบอย่างต่อเนื่องควบคุมระดับความรู้ใหม่ทั้งหมดปรับปรุง
วิธีการสัมภาษณ์
หากคุณตัดสินใจว่าจะรับมือกับงานที่รับผิดชอบคุณควรส่งประวัติย่อสำหรับตำแหน่งงานว่างที่มีอยู่ ให้แน่ใจว่าได้ตรวจสอบความรู้ของคำตอบ โปรดทราบว่าการสะกดผิดจะช่วยลดโอกาสในการเป็นศูนย์ได้ทันที สไตล์ควรเป็นธุรกิจที่ จำกัด คำพูดแต่ละคำของคุณจะถูกชั่งน้ำหนักและพิจารณาอย่างรอบคอบ จากนั้น“ การทดลอง” จะเริ่มขึ้น คุณจะต้องสละเวลาสักครู่เพื่อพิสูจน์ว่าคุณจะสามารถเป็นผู้ช่วยที่สมควรแก่ผู้นำ แต่ละ บริษัท มีวิธีการของตนเอง อย่างไรก็ตามเตรียมตัวให้พร้อมสำหรับการที่คุณต้องพูดคุยกับเจ้าหน้าที่ต่าง ๆ เตรียมเอกสารทางการหลายฉบับตอบรับโทรศัพท์สองสามสาย คุณต้องคำนึงถึงความจริงที่ว่าการปรากฏตัวของคุณจะถูกควบคุมอย่างเข้มงวด นั่นคือพวกเขาจะ "ตรวจสอบ" ตั้งแต่หัวจรดเท้า ส่วนใหญ่คุณจะต้องแสดงให้เห็นถึงรูปแบบธุรกิจของเสื้อผ้า (แต่งหน้า, ทรงผม) นอกจากนี้ยังไม่พึงประสงค์ในการใช้กลิ่นที่แข็งแกร่ง คิดทุกสิ่งเล็ก ๆ น้อย ๆ ! ทุกสิ่งในตัวคุณควรมีความรอบคอบ แต่ก็น่าดึงดูด เคล็ดลับ: อยู่อย่างสุภาพ แต่มั่นใจ ฉลาด แต่ไม่หยิ่ง ถ้าอย่างนั้นทุกอย่างก็ควรจะออกไป!
